Akıllı iş süreçleri yönetimi: Tasarla, çalıştır, izle, geliştir
Şirketindeki iş akışlarını uçtan uca kur ve yönet. Çalışanlar, sistemler, veri ve yapay zeka ajanları Weoll ile aynı süreçte buluşur. İş doğru adımda ilerler.
Süreç e postada yürüdüğünde ne olur?
Bir satın alma talebi düşün. Talep e postayla yöneticiye gider, yönetici onu finansa iletir, finans bütçeyi Excel'den kontrol eder. Bir hafta sonra talep sahibi "Ne oldu?" diye sorduğunda kimse talebin kimde beklediğini bilmez. Aynı talep ikinci kez açılır, bir onay atlanır, denetimde kararın gerekçesi yazışmalar arasında aranır.
İş süreçleri yönetimi bu dağınıklığı tek bir akışa çevirir: adımlar, sorumlular, kurallar ve süreler tanımlanır, iş bu tanıma göre ilerler. Weoll'ün akıllı iş süreçleri yönetimi buna veri, otomasyon ve yapay zeka ajanlarını ekler. Süreç yalnızca dijital bir form olarak kalmaz; ölçülür, izlenir ve iyileştirilir. İK, finans ve operasyon aynı akış üzerinden çalışır; departmanlar arasındaki kopukluk azalır.
Geleneksel BPM'den akıllı iş süreçleri yönetimine
BPM (Business Process Management), süreçlerin tanımlanması, yürütülmesi ve iyileştirilmesi için kullanılan yönetim yaklaşımıdır. BPM araçları bu yaklaşımı yazılıma taşır. iBPM (akıllı iş süreçleri yönetimi) ise buna anlık veri, analitik ve yapay zekayı ekler. Süreçlerin içinde yapay zeka ajanlarının görev aldığı yeni yaklaşıma ise Agentic BPM diyoruz.
| GELENEKSEL BPM | iBPM | WEOLL'DE | |
|---|---|---|---|
| Süreç tasarımı | Modelleme aracında, çoğunlukla BT ile | No code tasarım | No code tasarım ve doğal dille taslak |
| Veri | Forma bağlı, süreçle sınırlı | Süreçler arası paylaşılan | Ortak ilişkisel veri katmanında |
| Takip | Dönemsel raporlar | Anlık izleme ve panolar | Anlık izleme, adım bazında bekleme süresi |
| Karar desteği | İnsan | Kurallar ve analitik | Kurallar, analitik ve ajanlar; kural dışı karar insanda |
Weoll bir kurumsal süreç yönetim yazılımı olarak tasarımı, veriyi, takibi ve karar desteğini aynı platformda toplar.
Süreç yönetiminin dört adımı
Süreci sürükle bırak ile kur
- Görsel süreç tasarımı
Adımları, sorumluları ve akışı sürükle bırak ile kur; sürecin tamamını tek ekranda görürsün.
- Veriye bağlı formlar
Formlar ortak veri modeline bağlı oluşur; süreçte toplanan bilgi veri takip programı gibi tablolarda yaşar, başka süreçlerde de kullanılır.
- Koşullar ve iş kuralları
Tutar, departman ya da risk seviyesine göre süreç farklı yola dallanır.
- Yetkilendirme
Kimin hangi adımı göreceğini, hangi veriyi değiştireceğini rol bazlı belirlersin.
İş doğru kişiye, doğru zamanda düşer
- Görev ve onaylar
Her adım doğru kişinin görev listesine düşer. Görevler, süreç dışındaki işlerle birlikte iş takip programı mantığıyla tek ekranda toplanır. Onayı bilgisayardan ya da telefondan verirsin; saha ve mavi yaka çalışanları da sürece telefondan, mobil uyumlu formlarla katılır, fotoğraf ve belge ekler.
- Paralel ve zamanlanmış adımlar
Birbirini beklemesi gerekmeyen görevler aynı anda açılır. Belirli bir tarihte ya da her ayın ilk günü başlayan akışlar kurabilirsin.
- Süreçler birbirini tetikler
Onaylanan satın alma zimmet sürecini, işe alım onboarding sürecini başlatır ve veriyi ona aktarır.
- Dış kullanıcılar
Tedarikçi, müşteri ya da danışman Weoll lisansı olmadan güvenli bir bağlantıyla sürece katılır, form doldurur, onay verir.
- Süre ve hatırlatma
Her adıma süre tanımlarsın. Süre dolmadan sorumluya hatırlatma, aşımda üst yöneticiye uyarı gider.
- Entegrasyon ve doküman
ERP, CRM ve diğer sistemler sürece bağlanır; belgeler ilgili adımda saklanır, kritik belgeler için okudum anladım onayı alınır.
Her işin nerede beklediğini gör
- Kimde bekliyor?
Devam eden her sürecin hangi adımda ve ne kadar süredir beklediğini görürsün.
- Süreç tarihçesi
Kim, ne zaman, hangi kararı verdi; onay yorumları ve gerekçeleri kalıcı olarak saklanır.
- Panolar
Adım süreleri, bekleme noktaları ve süreç hacmi güncel veriyle panoda görünür.
Ölç, değiştir, farkı gör
- Darboğaz analizi
Gecikmelerin hangi adımda biriktiğini ve hangi onaycının önünde iş yığıldığını görürsün.
- Versiyonlama
Süreci değiştirdiğinde yeni bir versiyon oluşur. Devam eden işler eski versiyonda tamamlanır; iki versiyonun sürelerini karşılaştırarak değişikliğin işe yarayıp yaramadığını ölçersin.
- Otomasyon fırsatları
Hep aynı kararla sonuçlanan bir onay, kurala ya da ajana devredilecek adayı gösterir. Bu yaklaşım operasyonel mükemmellik için gereken ölçümü de sağlar.
Süreç sağlığı raporu: Sürecin nasıl çalıştığını sayılarla gör
Her sürecin kendi sağlık raporu var. Süreci açtığında seçtiğin dönemde, örneğin son 30 günde, neler olduğunu tek ekranda görürsün:
- Durum özetiKaç talep açıldı, kaçı devam ediyor, kaçı tamamlandı, kaçı reddedildi; red oranı ne?
- Hacim ve zamanTalepler hangi gün ve saatlerde yoğunlaşıyor, gelen iş ile sonuçlanan iş arasındaki fark nerede birikiyor?
- SüreOrtalama ve medyan tamamlanma süresi, en yavaş talepler, yoğun günlerde sürecin yavaşlayıp yavaşlamadığı.
- Adım analiziHer adımın kaç kez tamamlandığı, toplam süreye katkısı ve diğer adımlara göre ne kadar yavaş kaldığı. Darboğaz hangi onaycının önündeyse orada görünür.
Raporda insan adımlarıyla ajan adımları yan yana durur. Bir masraf sürecinde ajanın kontrol adımı saniyeler içinde biterken yönetici onayının toplam sürenin yarısına yakınını aldığını görürsün; iyileştirmeye nereden başlayacağın belli olur. Süreç Sağlığı Ajanı bu verileri izler, darboğazı ve yük dağılımını süreç sahibine raporlar. Ölçümün sürekli iyileştirmeye nasıl dönüştüğünü operasyonel mükemmellik sayfasında anlatıyoruz.
Aynı satın alma talebi Weoll'de
Baştaki örneğe dönelim. Çalışan satın alma talebini formdan açar; form, maliyet merkezini ve kalan bütçeyi ERP'den getirir. Politika Ajanı talebi satın alma politikasına göre kontrol eder: tutar limitin altında ve tedarikçi onaylı listede, talep gerekçesiyle yöneticiye gider. Yönetici onayı telefonundan verir.
Tutar finans onayı gerektiriyorsa süreç bu adıma dallanır. Finans onayıyla aynı anda satın alma ekibine teklif toplama görevi açılır. Tedarikçiler tekliflerini güvenli bağlantıyla yükler. Onaycı iki gün içinde dönmezse SLA Ajanı hatırlatır, üçüncü gün üst yöneticiye haber verir.
Talep sahibi her an sürecin hangi adımda olduğunu görür. Sipariş verildiğinde zimmet süreci kendiliğinden başlar, denetimde her kararın kimin tarafından ve hangi gerekçeyle verildiği tek kayıtta durur.
Süreci çizmeden başla: İhtiyacını anlat
Süreci sıfırdan çizmek zorunda değilsin. Ne istediğini doğal dille yaz; Weoll AI App Maker veri yapısını, form alanlarını, görevleri ve onay adımlarını taslak olarak hazırlar. Taslağı kontrol eder, ihtiyacına göre değiştirir ve canlıya alırsın.
Bu taslak ayrı bir uygulama olarak kalmaz; ortak veri, ortak yetki yapısı ve süreç motoru içinde doğar. Ayrıntılar AI App Maker ve uygulama geliştirme platformları sayfalarında.
- Mağazalar
- Saha kontrolleri
- Uygunsuzluklar
- Mağaza, tarih
- Fotoğraflar
- Kontrol notu
- Saha ekibi
- Bölge yöneticisi
- Uygunsuzlukta kalite ekibine görev
İnsan, sistem ve yapay zeka ajanları aynı akışta
Bir süreç yalnızca insan görevlerinden oluşmaz. Weoll'de her adımı en uygun aktöre verirsin:
Karar, değerlendirme ve onay gerektiren adımlar.
Kurala bağlı, tekrar eden işler; bildirim, kayıt açma, veri aktarma.
ERP, CRM ve diğer kurumsal uygulamalar veri sağlar ve sonucu geri alır.
Belge okuma, kontrol, takip ve karar hazırlığı.
Metal Yakalar, yani Weoll'ün Google Gemini ile çalışan yapay zeka ajanları, süreç adımını bir çalışan gibi üstlenir. Kendi servis kimlikleri ve yetkileri vardır; ne yaptıkları süreç tarihçesinde görünür. Sabit "eğer ise" kurallarının yetmediği adımda ajan süreç verisini okur, sonraki adım için gerekçeli bir öneri hazırlar; kural dışı karar insana gider.
| AJAN | GÖREVİ | KENDİSİ YAPAR | İNSANA DEVREDER |
|---|---|---|---|
 SLA Ajanı | Adım sürelerini izler. | Süre dolmadan hatırlatır, gecikmeyi kayda geçirir. | Aşımı süreç sahibine ve üst yöneticiye iletir. |
| Politika Ajanı | Talebi şirket politikasına göre kontrol eder. | Kurala uyan talebi gerekçesiyle onaya hazırlar. | Kural dışı talebi onaycıya açıklamasıyla gönderir. |
| Süreç Sağlığı Ajanı | Bekleme ve yığılmaları izler. | Darboğazı ve yük dağılımını raporlar. | İş dağılımı kararını süreç sahibine bırakır. |
| Şirketine özel bir Metal Yaka | Sürecine özgü bir işi yürütür, örneğin teklif belgelerini okur. | Karşılaştırma tablosu hazırlar. | Seçimi ilgili kişiye bırakır. |
Bir süreç birçok paydaşa dokunur
- Çalışan
Kendi taleplerini ve görevlerini, sürecin hangi aşamada olduğunu takip eder.
- Yönetici
Onay bekleyen işleri, gecikmeleri ve ekibin iş yükünü görür.
- Operasyon ekipleri
Departmanlar arasında geçen işi tek akıştan yönetir.
- Finans ve idari birimler
Kontrol ve onay adımlarını standart ve izlenebilir yürütür.
- BT
Süreçleri merkezi yapıda yönetir; departmanlar no code ile geliştirirken yetki ve veri BT'de kalır.
- Süreç sahibi
Sürecin tamamını, darboğazları ve performansı uçtan uca görür.
- Dış paydaşlar
Tedarikçi, müşteri ya da taşeron kendi adımını lisans olmadan, güvenli bağlantıyla tamamlar.
Yönetişim ve veri güvenliği
Weoll'de yönetebileceğin örnek süreçler
İnsan Kaynakları
Finans ve satın alma
Operasyon
Kalite ve uyum
BTİzin, masraf, satın alma ve zimmet gibi süreçler hazır uygulama olarak gelir; kurulumu beklemeden kullanmaya başlar, kendi kurallarına göre uyarlarsın. Aradığın süreç listede yoksa onu da Weoll'de kurabilirsin.
Hazır uygulamaları görMevcut süreçlerini birlikte inceleyelim
Demo görüşmesinde bir sürecini seçiyoruz ve ücretsiz olarak birlikte inceliyoruz:
Amacı, başlangıç ve bitiş noktası, dahil olan ekipler ve kullanılan sistemler.
Adımlar, onaylar, formlar ve departmanlar arası geçişler.
Beklemeler, tekrar eden işler ve manuel kontroller nerede?
Hangi adım kurala, hangisi ajana devredilebilir?
Gereksiz adımları çıkarıp görevleri, kuralları ve entegrasyonları yeniden kuralım.
İlk süreç aynı gün çalışır; sonuçlara bakarak birlikte geliştiririz.
İş süreçleri yönetimi hakkında sorular
Hangi sürecin kimde beklediğini bugün öğren
Bir sürecini seç, demo görüşmesinde birlikte haritalayalım ve Weoll'de çalıştıralım.