Personel işe giriş çıkış takip programı: İlk günden son güne tek süreç
İK onayladığı anda IT bilgisayarı hazırlar, idari işler kartı basar, hesaplar açılır. Çalışan ayrılırken de sistem erişimleri kapanır, zimmetler iade alınır. Weoll işe giriş ve çıkışı, tüm birimlerin aynı anda çalıştığı tek bir sürece dönüştürür.
Onboarding ve offboarding nedir?
Onboarding, yani işe başlangıç süreci, yeni bir çalışanın işe alındığı andan ilk haftalarını tamamladığı ana kadar yapılan her şeydir: belgeler, hesaplar, ekipman, oryantasyon, tanışma. Offboarding, yani işten ayrılış süreci, bunun tersidir: devir teslim, erişimlerin kapatılması, zimmetin iadesi, son ödemeler.
Bir onboarding yazılımı bu adımları bir listeden çıkarıp kimin neyi ne zaman yapacağı belli olan bir sürece dönüştürür. Weoll ise aynı süreci işe giriş ve çıkış için birlikte yönetir.
İşe başlangıç süreci neden aksar?
Yeni çalışan pazartesi sabahı gelir. Bilgisayarı hazır değildir, çünkü IT'ye haber cuma akşamı verilmiştir. Giriş kartı basılmamış, e-posta hesabı açılmamış, yöneticisi o gün toplantıdadır. İlk gününü bekleyerek geçirir ve şirket hakkındaki ilk izlenimi bu olur.
Ayrılışta tablo daha risklidir. Çalışan gider ama e-posta hesabı haftalarca açık kalır, bir sistemdeki yetkisi unutulur, laptopun iade alınıp alınmadığı bilinmez.
Sorun kişilerde değil, sürecin yapısında. İşe giriş ve çıkış tek bir departmanın işi değildir; İK, IT, idari işler, güvenlik ve finans aynı sürecin parçasıdır. Bu birimler birbirine e-postayla haber verdiğinde adımlar arada kaybolur.
Kaostan orkestrasyona: İK onayladığı anda herkes harekete geçer
Weoll'de işe giriş, İK'nın "yeni personel girişi" onayıyla başlar. O anda ilgili tüm birimlere görev eş zamanlı olarak gider: IT'ye "bilgisayarı hazırla", idari işlere "giriş kartını bas", güvenliğe "araç plakasını tanımla".
Örneğin sözleşme imzalanmadan bilgisayar teslimi adımı başlamaz.
İşe giriş tarihinden önce bitmesi gereken bir hazırlık gecikirse süreç bir üst yöneticiye kendiliğinden yükselir.
Onay ve ret adımları, kimin neye karar verdiğiyle birlikte kayıt altında kalır.
Her adım, ilgili kişinin görev havuzuna somut bir iş olarak düşer. Kağıt üzerindeki kontrol listesi, kimin neyi ne zaman yaptığı görülen dijital görevlere dönüşür. Yapay zeka da "oryantasyon hazırlığı" gibi bir ana görevden "toplantı odasını ayır", "sunumu güncelle" gibi alt görevleri kendiliğinden oluşturur.
İşe başlangıç: Adaydan ilk güne
Akıllı Aday Takip Sistemi'nde aday işe alındı olarak işaretlendiğinde işe başlangıç süreci kendiliğinden başlar. Adayın bilgileri yeniden girilmeden taşınır.
İşe başlamadan önce Weoll'e girer, belgelerini yükler, formlarını doldurur. Yapay zeka CV'yi ve kimlik belgesini tarar; isim, adres, yetkinlik gibi bilgileri personel kartına işler.
IT, idari işler ve güvenlik görevlerini süresi içinde kapatır. SGK işe giriş bildirgesi de sürecin bir adımı olarak takip edilir.
Weoll LDAP, Azure AD ve Google Workspace gibi kurumsal kimlik sistemleriyle entegre çalışır; BT hesap açılışı elle bilet açmadan gerçekleşir.
Çalışan kurumsal rehbere ve organizasyon şemasına eklenmiştir. İlk haftalarında ona eşlik edecek bir kişi atanır; oryantasyon programı dijital görevler olarak ilerler.
Bir örnek
Bir satış uzmanı pazartesi işe başlayacak. Önceki salı aday takipte işe alındı olarak işaretlenir ve süreç başlar. Çarşamba akşamı belgelerini evden yükler. Perşembe IT bilgisayarı hazırlar, idari işler kartı basar; sözleşme imzalandığı için bilgisayar teslimi adımı açılır. Cuma günü hesapları tanımlanır. Pazartesi sabahı masasında bilgisayarı, cebinde kartı, ekranda ilk haftanın oryantasyon görevleri ve yanında ona eşlik edecek ekip arkadaşı vardır. İK bu süre boyunca kimseye e-posta yazmamıştır; hangi adımın bittiğini ekrandan görmüştür.
İşten ayrılış: Yetkiler kapanır, zimmetler iade alınır
Ayrılışta en büyük risk unutulan yetkiler ve iade alınmayan eşyalardır. Weoll'de işten ayrılış süreci yönetimi bu iki noktayı zorunlu adım yapar.
Ayrılan çalışanın görevleri ve işleri belirlenen kişiye aktarılır.
Kimlik sistemi entegrasyonu sayesinde çalışanın sistem erişimleri merkezi olarak kapatılır.
Çalışanın üzerindeki bilgisayar, telefon ve araç gibi eşyalar Zimmet Takibi ve Tablolar'daki envanter verisinden kontrol edilir. İade alınmadan süreç kapanmaz.
Son hesaplama için bordro ya da finans birimine görev gider.
İlişik kesme formu ve ibraname sürecin içinde üretilir, çalışanın kaydıyla birlikte saklanır. SGK işten çıkış bildirgesi de bir adım olarak takip edilir.
İstersen sürece bir çıkış anketi bağlarsın; Anket Yönetimi ile kendi sorularını tasarlarsın.
Çalışan, rehberden ve organizasyon şemasından da kendiliğinden çıkar.
Türkiye'deki adımlar da sürecin içinde
Yurt dışı kaynaklı onboarding yazılımları Türkiye'deki işe giriş ve çıkış adımlarını bilmez.
Weoll'de bu adımlar sürecin doğal parçasıdır: SGK işe giriş ve işten çıkış bildirgeleri görev olarak takip edilir, ilişik kesme formu ve ibraname süreçte hazırlanıp saklanır.
Hangi adımın kim tarafından, ne zaman tamamlandığı görülür.
Belgeler klasörde değil, süreçte
İşe giriş evrakları genelde bir klasörde, imzalı sözleşmeler başka bir dolapta, zimmet tutanakları üçüncü bir yerde durur. Weoll'de bunların hepsi çalışanın dijital kaydıyla ilişkili olarak saklanır: sözleşme, gizlilik taahhütnamesi, zimmet tutanağı, ilişik kesme formu. Personel evrak yönetimi yazılımı aramana gerek kalmaz; belge, ait olduğu sürecin ve çalışanın yanındadır.
Belgeler yapay zeka destekli doküman yönetimi ile işlenir. Çalışanların kişisel verileri KVKK gerekliliklerine uygun şekilde işlenir ve yalnızca yetkili kişiler tarafından görülür.
Süreci şirketine göre tasarla
Her şirketin işe giriş ve çıkış prosedürü farklıdır. Weoll'de akış, şirketinin prosedürlerine göre kurulur; prosedür değiştiğinde de yazılımcı beklemeden güncellenir.
- Kod yazmadan düzenle.
Formları, onay adımlarını ve kontrol listelerini sürükle bırak ile değiştirirsin.
- Mavi ve beyaz yaka için ayrı akışlar kur.
Fabrikada başlayan bir operatörün süreci ile merkez ofiste başlayan bir uzmanın süreci farklı adımlardan ve onaylardan geçer.
Tek doğru kaynak
Süreç tamamlandığında çalışanın bilgileri Weoll'deki personel listesine kendiliğinden işlenir; aynı bilgi ikinci kez girilmez. Departmanların kendi Excel listelerinde personel takibi yapmasına gerek kalmaz.
İzin Yönetimi, zimmet, kurumsal rehber ve onay süreçleri aynı güncel çalışan kaydını kullanır.
Bilgi teknolojileri ekibi için de hangi hesabın kime ait olduğu ve ne zaman kapatıldığı tek bir yerde görülür.
Kim, ne için kullanır?
Süreci başlatır, belgeleri toplar ve her adımın nerede olduğunu tek ekranda görür.
Hesap açma ve kapatma işlerini kimlik sistemi entegrasyonuyla yürütür, ekipman hazırlığını süresi içinde tamamlar.
Kart, masa, otopark gibi hazırlıkları son güne bırakmaz.
Yeni ekip arkadaşının hazırlığını takip eder, ayrılan çalışanın devir teslimini onaylar.
Ayrılışta son hesaplama görevini zamanında alır.
İşe giriş ve çıkışta neler yapılır?
Kendi sürecini kurarken başlangıç noktası olarak kullanabileceğin kısa bir kontrol listesi:
İş sözleşmesi, gizlilik taahhütnamesi ve kişisel belgelerin toplanması
SGK işe giriş bildirgesi
Bilgisayar, telefon ve diğer ekipmanın hazırlanması ve zimmetlenmesi
E-posta ve sistem hesaplarının açılması
Giriş kartı ve gerekiyorsa araç plakası tanımı
İlk haftalar için eşlik edecek kişinin ve oryantasyon programının belirlenmesi
Devir teslim
Sistem erişimlerinin kapatılması
Zimmetli eşyaların iadesi
Son hesaplamanın yapılması
İlişik kesme formu, ibraname ve SGK işten çıkış bildirgesi
Çıkış görüşmesi ya da anketi
Weoll'de bu maddelerin her biri, sorumlusu ve süresi belli bir göreve dönüşür.
Sıkça sorulan sorular
İlk günü de son günü de düzenli olsun
İşe giriş ve çıkış sürecinin Weoll'de nasıl işleyeceğini demoda birlikte inceleyelim.
İşe Başlangıç ve Ayrılış, Weoll'ün İK uygulamalarından biri. İK çözümlerini incele ya da tüm hazır uygulamalara göz at.
