Organizasyon şeması oluşturma: Bir kez kur, hep güncel kalsın
Organizasyon şemanı Weoll'de bir kez kur ya da Excel'den aktar. Biri işe başladığında, terfi aldığında ya da ekip değiştirdiğinde şema da kurumsal rehber de kendiliğinden güncellenir.
KİŞİ KARTI
Organizasyon şeması nedir?
Organizasyon şeması, bir şirkette kimin hangi ekipte çalıştığını ve kime bağlı olduğunu gösteren hiyerarşik yapı şemasıdır. En üstte genel müdür, altında departmanlar, onların altında ekipler ve çalışanlar yer alır.
Yeni başlayan biri için şirketin haritasıdır. Yönetici için ekibinin sınırlarını, İK için kadro planlamasının başlangıç noktasını gösterir. Ama bu işleri ancak güncelse yapar.
Organizasyon şeması türleri
Her şirketin yapısı aynı değildir, şeması da aynı görünmez. En sık karşılaşılan dört tür:
En yaygın türdür. Yetki yukarıdan aşağı akar, her çalışanın bir yöneticisi vardır. Hiyerarşik yapı şeması hazırlamak isteyen çoğu şirket buradan başlar.
Çalışanlar uzmanlıklarına göre gruplanır: finans, pazarlama, üretim. Departmanların sınırlarını net gösterir.
Bir çalışan hem bölüm yöneticisine hem proje yöneticisine bağlıdır. Proje bazlı çalışan şirketlerde görülür.
Kademe azdır, ekipler doğrudan üst yönetime bağlıdır. Küçük ve hızlı büyüyen şirketlerde sık görülür.
Hangi türü seçersen seç, şemanın işe yaraması tek bir şeye bağlı: güncel olmasına.
Güncel bir organizasyon şeması neden önemli?
Şema yalnızca duvara asılan bir görsel değildir. Şirketin günlük işleyişi ona dayanır:
Yeni başlayan çalışan kimin ne yaptığını haftalarca sorarak değil, şemaya bakarak öğrenir.
İzin ya da masraf talebinin hangi yöneticiye gideceği şemadaki bağlılığa göre belirlenir. Şema yanlışsa talep yanlış masada bekler.
Kalite denetimlerinde, örneğin ISO 9001'de, rollerin ve yetkilerin tanımlı ve güncel olması beklenir. Şemayı denetimden bir hafta önce aceleyle düzeltmen gerekmez. Kalite yönetimi çözümleri
Bir departmanı bölerken ya da yeni bir ekip kurarken bugünkü yapıyı doğru görmek, kararın ilk adımıdır.
Elle çizilen şema, çizildiği günün fotoğrafıdır
Çoğu şirkette organizasyon şeması bir PowerPoint dosyasında durur. Biri bir akşam oturur, kutuları çizer, isimleri yazar, dosyayı paylaşır.
Sonra bir satış uzmanı terfi alır. İki kişi işe başlar, biri ayrılır. Muhasebe ekibi finansa bağlanır. Her değişiklikte birinin dosyayı açıp kutuları yeniden düzenlemesi gerekir. Kimse yapmaz, çünkü kimsenin asıl işi bu değildir. Üç ay sonra şema, şirketin bugününü değil, çizildiği günü gösterir.
Telefon rehberi de genelde başka bir Excel'dedir. Şemada adını gördüğün kişiye ulaşmak için ikinci bir dosya açarsın ve oradaki numaranın güncel olup olmadığını bilemezsin.
Sorun çizim aracında değil. Sorun, şemanın çalışan verisinden kopuk olmasında. Bir fotoğraf ne kadar iyi çekilmiş olursa olsun yol tarifi vermez; bunun için güncel bir harita gerekir.
Weoll'de organizasyon şeması nasıl kurulur, nasıl güncel kalır?
Weoll'de şemayı bir kez kurarsın. Sonrasını çalışan kayıtları belirler.
Şemayı Weoll'de elle kurarsın ya da çalışan listeni Excel'den veya kullandığın İK ve bordro sisteminden toplu olarak aktarırsın.
Her çalışanın unvanı, departmanı, yöneticisi ve iletişim bilgileri kişi kartında durur.
Bir çalışanın unvanı, departmanı ya da yöneticisi değiştiğinde şema da değişir. Kimsenin kutuları yeniden düzenlemesi gerekmez.
Şirketteki herkes güncel şemaya bakar; hangi bilgiyi kimin göreceğini sen belirlersin.
Böylece dijital organizasyon şeması, bir kez yapılıp unutulan bir dosya olmaktan çıkar ve şirketle birlikte değişen bir görünüme dönüşür.
Bir örnek
Şirket, muhasebe ekibini finans direktörlüğüne bağlamaya karar verir. İK, ekipteki yedi çalışanın departmanını ve yöneticisini Weoll'de günceller.
Şema aynı anda yeni yapıyı gösterir, rehberdeki kişi kartları da güncellenir. Ertesi gün muhasebeden biri izin talebi açtığında talep yeni yöneticisine gider.
Kimse bir sunum dosyasını açmamış, kimse kutuları yeniden çizmemiştir.
Kurumsal rehber: Kime, nasıl ulaşacağını bil
Şemadaki her kutu bir kişi kartına açılır. Kartta fotoğrafı, unvanı, departmanı, yöneticisi, lokasyonu, telefonu ve e-postası yer alır. İstersen özlük bilgilerini de aynı kartta tutarsın; kimin neyi göreceğini yetkilerle belirlersin.
Kurumsal rehber yazılımı arayan şirketlerin ihtiyacı çoğu zaman basittir: doğru kişiyi bulmak ve ona hızlıca ulaşmak. Weoll Kurumsal Rehber, şirketin telefon rehberinin yerini alır:
- Ara ve bul:
İsme, unvana ya da departmana göre ararsın. "Satın almada kim var?" sorusunun cevabı birkaç saniye sürer.
- Tek tıkla ulaş:
Karttaki numarayı tek dokunuşla ararsın, e-postayı tek tıkla yazarsın.
- Telefondan da:
Sahadaki ekipler rehbere telefondan ulaşır; şirket içi telefon rehberi uygulaması ayrıca kurmana gerek kalmaz.
Personel iletişim bilgileri takibi de aynı kayıtta yapılır. Bir çalışanın numarası değiştiğinde bunu yalnızca bir yerde güncellersin. Kişisel telefon gibi alanları herkese açmak zorunda değilsin; görünürlüğü alan bazında sınırlarsın.
Organizasyon şemasını kimler kullanır?
İlk haftasında kimin ne iş yaptığını şemadan öğrenir; kime soru soracağını kartı açarak bulur.
Ekibinin yapısını ve kendisine kimin bağlı olduğunu tek ekranda görür.
Kadro değişikliklerini tek yerden yönetir; şemayı ayrıca güncellemekle uğraşmaz.
Başka ofisteki muhatabını aramadan, sormadan bulur.
Yeniden yapılanma planlarken mevcut yapıyı ve ekip büyüklüklerini tek ekranda görür.
Bir talebi onaya götürmeden önce kimin yetkili olduğunu şemadan bilir.
Masa başında çalışmayan ekipler için de
Organizasyon şeması genelde merkez ofis için düşünülür. Oysa kime ulaşacağını en çok bilmesi gereken, sahadaki ekiptir.
Vardiya değişiminde kat hizmetleri sorumlusu kim, gece müdürü kim? Resepsiyondaki çalışan rehberden bulur, tek dokunuşla arar. Hizmet sektörü çözümleri
Onlarca mağazası olan bir zincirde bölge müdürünü ya da mağaza sorumlusunu bulmak için genel merkezi aramak gerekmez. Perakende çözümleri
Vardiya amiri, kalite sorumlusu ve bakım ekibi şemada görünür. Yeni başlayan bir operatör kime bağlı olduğunu ilk gün öğrenir. Üretim sektörü çözümleri
Şantiye şefi ve iş güvenliği uzmanı projeden projeye değişir. Güncel rehber, sahadaki ekibin kimi arayacağını bilmesini sağlar. İnşaat sektörü çözümleri
Rehber ve şema telefonda da çalıştığı için bilgisayarı olmayan çalışan da aynı bilgiye ulaşır.
Rehber, Weoll'deki diğer uygulamalarla aynı veriyi kullanır
Kurumsal rehber tek başına bir liste değildir. Weoll'deki diğer uygulamalar da aynı çalışan kaydıyla çalışır. Kurumsal Blog'da bir yazıya etiketlediğin kişi, rehberdeki kişidir. Etiketlediğinde ona bildirim gider.
İşe başlangıç ve ayrılış süreçlerinde yeni çalışan rehbere ve şemaya eklenir, ayrılan çalışan otomatik olarak çıkar. İzin, masraf ve onay süreçleri, talebin kimin yöneticisine gideceğini şemadaki bağlılıktan bilir. Yönetici değiştiğinde onay talepleri de yeni yöneticiye gider.
Bütün insan kaynakları yönetimi süreçleri aynı güncel yapıya dayanır. Bir değişikliği bir kez yaparsın, her yerde geçerli olur.
Çizim aracı mı, dijital organizasyon şeması mı?
Tek seferlik bir sunum için şema lazımsa çizim aracı işini görür. Şemayı her gün kullanacaksan fark büyüktür.
| ÇİZİM ARACINDA HAZIRLANAN ŞEMA | WEOLL KURUMSAL REHBER | |
|---|---|---|
| Oluşturma | Kutular tek tek çizilir | Bir kez kurulur ya da Excel'den aktarılır |
| Güncelleme | Her değişiklikte elle düzenlenir | Kayıt değişince kendiliğinden güncellenir |
| İletişim bilgisi | Ayrı bir dosyada | Kişi kartında, şemayla birlikte |
| Erişim | Dosyayı alan görür | Şirketteki herkes aynı sürümü görür |
| Diğer uygulamalar | Bağlantısız | Blog, onboarding ve onay süreçleriyle aynı veri |
Organizasyon şeması hazırlarken nelere dikkat etmeli?
Şemayı ilk kez kuruyorsan ya da eskisini Weoll'e taşıyorsan bu noktalar işini kolaylaştırır:
Şemanın omurgası kimin kime bağlı olduğudur. Her çalışanın doğru yöneticisi tanımlı değilse şema da karışık çıkar.
Aynı görevi yapan iki kişiden biri "Uzman", diğeri "Specialist" olarak kayıtlıysa rehberde aramak zorlaşır. Excel'den aktarmadan önce unvan listesini bir kez gözden geçir.
"İK", "İnsan Kaynakları" ve "HR" aynı şemada ayrı departmanlar gibi görünür.
İş telefonu herkese açık olabilir; kişisel telefon ya da özlük bilgileri yalnızca İK'ya. Weoll'de bunu alan bazında ayarlarsın.
Elle tutulan şema, onu güncelleyen kişi izne çıktığında eskimeye başlar. Weoll'de güncelleme ayrı bir görev değil; işe giriş, terfi ve ayrılış kayıtlarının doğal sonucudur.
Organizasyon şeması ve rehber: Sorular ve cevaplar
Şirketinin haritası kendini güncellesin
Organizasyon şemasının ve kurumsal rehberinin kendiliğinden güncel kaldığını birlikte görelim.
Kurumsal rehber, Weoll'ün hazır uygulamalarından biri. Diğer hazır uygulamaları incele ya da iç iletişim araçlarına göz at.
