İnsan kaynakları yönetimi: İşe girişten ayrılışa İK süreçleri tek pakette
Weoll İK Paketi özlük, izin, masraf, zimmet, işe giriş ve çıkış süreçlerini ve çalışanla iletişimi aynı İK yazılımında toplar. Formları ve onay akışlarını kod yazmadan şirketine göre kurarsın.
İK ekibinin günü neden imza ve e posta kovalamakla geçer?
Pazartesi sabahı İK uzmanının gelen kutusunda bir izin talebi, iki fazla mesai onayı, imzası eksik bir iş sözleşmesi ve yeni başlayacak bir çalışan için BT'den gelmeyen bilgisayar bilgisi bekler. İzin bakiyeleri bir Excel dosyasında, sözleşmeler paylaşılan bir klasörde, puantaj başka bir tabloda durur. Bir yöneticinin "ekibimde bu ay kim izinli?" sorusunun cevabı için üç dosyaya bakılır.
Ay sonunda iş daha da sıkışır. Bordro ekibi puantajı, fazla mesaileri ve masrafları ister; veriler e postayla toplanır, kontrol edilir, eksikler için tekrar yazılır. Çalışan ise talebinin hangi aşamada olduğunu öğrenmek için İK'yı arar.
Weoll İK Paketi bu işleri tek bir platforma toplar: her talep kayıtlı bir akışta ilerler, her onayın kimde beklediği görünür, veriler bordroya gitmeden önce hazır olur.
İnsan kaynakları yönetimi nedir, İK yazılımı neyi üstlenir?
İnsan kaynakları yönetimi; bir şirketin çalışanlarını işe almasından eğitimine, performansından ayrılışına kadar insanla ilgili bütün süreçleri planlaması ve yürütmesidir. İşin bir kısmı stratejiktir: yetenek yönetimi, çalışan bağlılığı, organizasyon tasarımı. Büyük kısmı ise operasyoneldir: izin, puantaj, özlük dosyası, sözleşme, zimmet, onay.
İK yazılımları bu operasyonel yükü üstlenir. Talepler formla açılır, kurala göre onaylanır, kayıt otomatik tutulur. İK ekibi Excel tablolarını güncellemek yerine çalışan deneyimine ve yetenek yönetimine zaman ayırır. Weoll'de bu yazılım hazır uygulamalarla gelir ve şirketine göre kod yazmadan değiştirilir; dijital İK dönüşümü bir proje değil, her ay biraz daha genişleyen bir yapı olur.
STRATEJİK
OPERASYONEL
Weoll İK Paketi'nde hangi uygulamalar var?
İK Paketi, İK ekibinin ve çalışanın her gün kullandığı uygulamaları bir arada sunar:
Personel kartı, iş sözleşmesi ve belgeler tek yerde saklanır. Süresi dolmak üzere olan belgeler için İK'ya uyarı gider; çalışan iletişim bilgilerini kendisi günceller.
Talep, onay ve bakiye tek akışta. Kapsamı yıllık izin takip programı sayfasında anlatıyoruz.
Bir personel işe giriş çıkış takip programı olarak BT, idari işler ve yöneticinin görevlerini aynı listede toplar.
Bilgisayar, telefon, araç ve kart zimmeti; ayrılışta iade kontrolü.
Fişin fotoğrafı çekilir, kurala göre kontrol edilir, onaylanan masraf finansa gider.
Mevcut İK ya da bordro sisteminle senkron çalışır; organizasyon şeması oluşturma işi elle güncellenen bir dosyadan çıkar.
Çalışanla iletişim ve geri bildirim kanalları.
İşe alım için aday takip sistemi ayrı bir uygulama olarak pakete eklenebilir.
EklenebilirÇalışanın ilk gününden son gününe
İK, işe başlama bildirimini açtığında akış başlar. Özlük kartı oluşur, sözleşme imzaya gider, BT'ye hesap açma ve bilgisayar hazırlığı, idari işlere kart ve masa görevi düşer. Yönetici ilk hafta planını aynı listede görür.
Çalışan izin talebini telefonundan açar, yönetici onaylar, bakiye güncellenir. Puantaj ve fazla mesai talepleri de onay akışından geçer. Ay sonunda bu veriler bordro sistemine aktarılmak üzere hazırdır; bordro hesaplaması mevcut bordro yazılımında kalır.
Bir örnek: Üretim planlama ekibinde ay sonu yoğunluğu var ve yönetici dört çalışan için hafta sonu fazla mesai talep ediyor. Politika kuralı, aylık fazla mesai sınırını aşan bir talep olup olmadığını kontrol ediyor; bir çalışanın talebi sınırı aştığı için İK'ya gidiyor, diğer üçü yönetici onayıyla kapanıyor. Ay sonunda İK, onaylı fazla mesai saatlerini puantaj ve izinlerle birlikte tek dosya olarak bordro ekibine iletiyor. Eksik onay için kimseye e posta atılmıyor.
Hedef belirleme ve değerlendirme formlarını şirketinin döngüsüne göre kurarsın: yıllık, altı aylık ya da proje bazlı. Eğitim talebi yöneticinin ve İK'nın onayından geçer, tamamlanan eğitim çalışanın kaydına eklenir. Yetenek yönetimi için gereken veri bu kayıtlarda birikir. Kritik pozisyonlar için yedekleme aday listesi hazırlarken İK; çalışanın hedef sonuçlarına, tamamladığı eğitimlere ve geçmiş görev değişikliklerine aynı kayıttan bakar. Kariyer görüşmesinin notları da çalışanın kartında kalır, yönetici değiştiğinde bilgi kaybolmaz. Böylece terfi ve yedekleme kararları, yöneticinin hafızasına değil çalışanın kaydına dayanır.
İç transfer ya da ücret artışı talebi; mevcut yönetici, yeni yönetici, İK ve gerekirse finans onayından geçer. Her adımın kimde beklediği ve ne kadar sürdüğü görünür.
İstifa ya da fesih bildirimiyle çıkış akışı başlar. Zimmet kaydındaki cihazlar iade listesine gelir, BT'ye erişimleri kapatma görevi gider, çıkış mülakatı planlanır.
Bir örnek: Satış ekibinden bir çalışan istifa ediyor. İK bildirimi sisteme giriyor; akış, çalışanın zimmetindeki dizüstü bilgisayarı, telefonu ve araç kartını listeliyor. BT son çalışma gününde hesapları kapatma görevini alıyor, idari işler araç kartını teslim alıyor. İK, bütün iadeler tamamlanmadan ilişik kesme belgesini onaya göndermiyor. Süreç bittiğinde kim neyi ne zaman teslim aldı, kayıtta duruyor.
İK süreci bittiğinde iş başka departmanda devam eder
İK'nın başlattığı işlerin çoğu başka bir departmanda tamamlanır. Weoll'de bu departmanlar aynı platformda çalıştığı için iş e postayla devredilmez, görev olarak düşer.
İK, kendi başlattığı sürecin diğer departmanda hangi adımda olduğunu kendi ekranından görür. Yeni başlayan çalışanın bilgisayarı ilk güne hazır değilse bu, ilk gün sabahı değil, BT görevinin süresi dolduğunda fark edilir. Ayrılan çalışanın erişimi kapatılmadıysa açık görev olarak İK'nın listesinde kalır. Diğer departmanların süreçlerini departman bazlı çözümler sayfasında anlatıyoruz.
Çalışanla iletişim ve geri bildirim
Çalışan deneyimi, çalışanın şirketle yaşadığı her temasın toplamıdır: talebinin ne kadar sürede cevaplandığı, duyuruları nereden öğrendiği, sesinin duyulup duyulmadığı. Weoll'de çalışan izin, masraf ve belge taleplerini tek bir uygulamadan açar ve takip eder.
Geri bildirim için çalışan memnuniyeti anketi yıllık ya da nabız anketi olarak gönderilir; sonuçlar departman bazında raporlanır. Uzaktan ya da hibrit çalışan ekipler için uzaktan çalışma yönetimi de aynı yapıda ilerler: ofis günü planı, ekipman talebi ve ev ofis masrafı birer akış olarak kurulur.
İç iletişim de İK Paketi'nin parçasıdır. Duyurular masa başındaki ve sahadaki çalışana telefonundan ulaşır, kimin okuduğu görünür. Kurumsal blog şirket haberlerini, galeri etkinlik fotoğraflarını, rehber ve organizasyon şeması kime ulaşılacağını aynı uygulamada toplar. Ayrıntıları şirket içi iletişim portalı ve toplu duyuru gönderme programı sayfalarında anlatıyoruz.
İK analitiği ve raporlar
Hazır İK panosu, İK yöneticisine ihtiyaç duyduğu göstergeleri tek ekranda verir: çalışan sayısı, işe giriş ve ayrılışlar, devir oranı, izin kullanımı, bekleyen onaylar. Göstergeleri departman, lokasyon ya da yönetici bazında filtrelersin.
İK analitiği bu sayede tahmine değil kayda dayanır. Hangi departmanda ayrılışların arttığı, hangi onay adımında taleplerin beklediği, hangi ekipte izin kullanımının düşük kaldığı görünür. Panoyu kendi göstergelerinle genişletebilirsin.
İZİN KULLANIMI · EKİPLERE GÖRE
İK ekibinin yanında çalışan yapay zeka ajanları
Metal Yakalar, yani Weoll üzerinde geliştirilen yapay zeka ajanları, İK'nın tekrar eden kontrollerini üstlenir:
| AJAN | GÖREVİ | KENDİSİ YAPAR | İNSANA DEVREDER |
|---|---|---|---|
 SLA Ajanı |
İzin, transfer ve belge onaylarının süresini izler. | Bekleyen onay için yöneticiye hatırlatma gönderir. | Süre aşımında İK uzmanına iletir. |
| Politika Ajanı |
Fazla mesai ve izin taleplerini şirket kuralına göre inceler. | Kurala uyan talebi onaya hazırlar. | Kural dışı talebi gerekçesiyle İK'ya gönderir. |
| Süreç Sağlığı Ajanı |
İşe giriş ve çıkış akışlarını izler. | Geciken BT ya da zimmet adımını gösterir. | Önceliği İK yöneticisine bırakır. |
| Şirketine özel bir Metal Yaka |
Özlük belgelerinin geçerlilik tarihlerini okur. | Süresi dolacak belgeler için çalışana hatırlatma gönderir. | Yenilenmeyen belgeyi İK uzmanına atar. |
İK Paketi'ni devreye alma: dört adım
İK ekibiyle hangi süreçlerin bugün Excel ve e postayla yürüdüğünü çıkarırsın: izin, fazla mesai, özlük belgeleri, işe giriş. İlk ayda en çok zaman alan iki üç süreç önceliklendirilir.
Hazır uygulamaları şirketinin kurallarına göre uyarlarsın: izin türleri, onay adımları, belge listesi, organizasyon şeması bağlantısı. Pakette olmayan formlar no code olarak eklenir.
Çalışanlar uygulamaya kurumsal hesaplarıyla, kurumsal e postası olmayanlar telefon numarasıyla girer. İlk duyuru ve kısa bir kullanım rehberi aynı platformdan gönderilir.
Panodaki göstergelere göre akışları düzenlersin. Bir onay adımı gereksiz bekletiyorsa kaldırılır, yeni bir ihtiyaç çıktığında yeni bir form eklenir. Değişiklik için yazılım ekibini beklemezsin.
İK'da no code geliştirebileceğin uygulama örnekleri
Paketin dışında kalan İK süreçlerini sürükle bırak ile ya da Weoll AI App Maker'a tarif ederek kurarsın:
Her uygulama aynı veri yapısını kullandığı için personel talebi onaylandığında aday takibe, aday işe alındığında işe giriş akışına geçer.
No code ile kurİK yazılımı seçerken sık sorulanlar
İK'nın operasyon yükü pakette, zamanı insanda
Özlükten ayrılışa İK süreçlerini Weoll İK Paketi'yle bir ay ücretsiz dene.