Personel masraf takip programı: Fişten muhasebeye tek süreç
Çalışan fişin fotoğrafını çeker; Weoll tutarı, KDV'yi ve kategoriyi kendisi doldurur. Masraf, tutarına ve türüne göre doğru onaylayıcıya gider, şirket politikasından ve bütçeden geçer, onaylanınca muhasebeye akar.
KENDİLİĞİNDEN DOLDU
Masraf yönetimi neden zorlaşır?
Satış temsilcisi hafta boyunca müşteri ziyaretinde. Yakıt, otopark ve yemek fişleri cüzdanında birikir; ay sonunda bir kısmı kaybolmuştur. Kalanları bir Excel dosyasına tek tek girer, yöneticisine e postayla gönderir. Yönetici yoğundur, e posta bekler. Muhasebe sonunda dosyayı alır ve fişlerin birinin geçen ay da gönderildiğini fark eder. Ya da fark etmez.
Sorun yalnızca zaman kaybı değil. Şirket politikasına aykırı bir harcama çoğu zaman ödeme yapıldıktan sonra görülür. Departman bütçesinin aşıldığı ise ay kapanışında anlaşılır. Şirket harcamaları takibi, gerçekte harcamadan haftalar sonra yapılır.
Masraf yönetimi sistemi nedir?
Masraf yönetimi sistemi, çalışanların şirket adına yaptığı harcamaların kayda alınmasından onaylanmasına, muhasebeleştirilmesinden çalışana geri ödenmesine kadar tüm süreci dijital olarak yöneten yazılımdır. Kağıt masraf formunun yerini dijital masraf formu, e posta onayının yerini tanımlı bir onay akışı alır.
İyi bir harcama yönetimi yazılımı bu adımları birbirine bağlar; bir adımın çıktısı bir sonrakinin girdisi olur. Weoll'de masraf yönetimi ayrı bir uygulama olarak durmaz.
Şirketin onay süreçlerinin, belgelerinin ve çalışan verisinin olduğu platformun bir parçasıdır. Bu yüzden masraf, çalışanın yöneticisini, departmanının bütçesini ve şirketin politikasını zaten bilir.
Fişi okumaz, anlar
Weoll'de masraf girişi bir fotoğrafla başlar. Yapay zeka destekli doküman yönetimi fişi yalnızca metin olarak okumakla kalmaz, ne olduğunu anlar.
- Bilgileri kendisi doldurur.
Tedarikçi adı, tarih, tutar, KDV oranı ve tutarı fişten ayrıştırılır; çalışan formu elle doldurmaz.
- Kategoriyi kendisi seçer.
Benzin fişini "Akaryakıt", otel faturasını "Konaklama" gider kalemine atar.
- e Fatura ve e Arşivi doğrular.
e Fatura ve e Arşiv faturaları okunur ve GİB üzerinden doğrulanır.
- Dövizi çevirir.
Yurt dışı harcamalar kur çevrimiyle Türk lirasına dönüştürülür.
- Fişi kaybetmez.
Yüklenen fiş ve fatura, masraf kaydıyla birlikte sürümü ve onay geçmişiyle saklanır.
Fiş okuma ve masraf otomasyonu artık bir masraf yazılımından beklenen bir özellik. Weoll'deki fark, okunan bilginin hemen ardından sürecin geri kalanına bağlanması.
Doğru masraf, doğru onaylayıcıya
250 liralık bir taksi masrafıyla 50.000 liralık bir seyahat masrafı aynı yoldan geçmez. Weoll, onay akışını masrafın tutarına, türüne, departmana ya da lokasyona göre belirler.
Bin liranın altındaki bir yemek masrafı kendiliğinden onaylanabilir.
Limiti aşan bir harcama ya da yurt dışı seyahat masrafı doğrudan finans yöneticisine gider.
Proje masrafı proje yöneticisinin, departman masrafı departman yöneticisinin onayına düşer.
Onaylayıcı, masrafı dağınık e postalarda değil, tek bir görev havuzunda görür. Fişin görüntüsü, çalışanın önceki harcamaları ve bütçenin son durumu aynı ekrandadır; karar vermek için başka bir dosya açması gerekmez. Mobil masraf onaylama da mümkün: yönetici bekleyen masrafları telefonundan onaylar.
Politika ve bütçe, harcama anında kontrol edilir
Weoll'de kontrol, ödemeden sonra değil, masraf girilirken yapılır. Masraf politikanı sisteme doküman olarak yüklersin. Politika, masraf girilirken çalışan koşullara dönüşür: konaklama limiti, yemek harcaması ya da ulaşım kuralı PDF'de kalmaz, her masrafta uygulanır.
Harcama limiti aşıldığında ya da şirket politikasının izin vermediği bir kategori seçildiğinde çalışan masrafı göndermeden uyarılır.
Departman ya da proje bütçesi dolmak üzereyken uyarı verilir.
Tüm masraf verisi ortak bir veri yapısında tutulduğu için aynı fiş ikinci kez girilemez.
Mesai dışı saatlerde yapılan harcamalar ya da bir çalışanın alışılmışın dışındaki masrafları gibi durumlar için kurallar tanımlanır; yapay zeka bu masrafları işaretler ve ilgili kişiye iletir.
Kontrolleri yapay zeka ajanlarına devret
KDV oranının doğruluğu, tevkifat ya da KKEG gibi ayırımlar ve şirkete özel kontrol kuralları Weoll'de Metal Yakalara, yani Weoll üzerinde geliştirilen yapay zeka ajanlarına tanımlanır. Ajan, finans çalışanının her masrafta yaptığı kontrolü yapar: fişi okur, masrafı politikaya göre inceler, eksik belgeyi ya da limit aşımını işaretler ve masrafı doğru onaya gönderir.
Eksik bir belge ya da açıklama varsa ajan bunu çalışana söyler; çalışan masrafının neden beklediğini tahmin etmez. Politikanın izin verdiği durumlarda onayı da ajana devredebilirsin.
Finans ekibi yüzlerce masrafı tek tek incelemek yerine yalnızca istisnalara bakar.
Avanstan seyahate, tüm masraf türleri
Çalışan masraftan önce avans talep eder; masraflar girildikçe avans kapanır.
Seyahat talebi ve onayı masraftan önce sürece dahil edilir. Seyahat ve masraf yönetimi tek bir akışta, aynı kayıtla ilerler.
Araçla yapılan yolculuklar için kilometre, görevlendirmeler için harcırah hesaplanır.
Dövizli masraflar kur çevrimiyle kaydedilir.
Planlı alımlar satın alma talep yönetimi ile ilerler; masrafla aynı bütçe verisini kullanır.
Onaydan muhasebeye ve geri ödemeye
Onaylanan masraf, muhasebe sistemine elle aktarılmaz. Weoll; SAP, Oracle, Logo ve Netsis gibi ERP sistemleriyle API ve hazır bağlantılar üzerinden çalışır. Masraf kalemi, KDV ve masraf merkezi gibi bilgiler muhasebe sistemine şirketinin ihtiyaç duyduğu yapıda akar.
Çalışana geri ödeme de sürecin parçasıdır. Onaylanan masraf bordroya eklenebilir ya da ödeme durumu ayrıca takip edilebilir. Çalışan, masrafının hangi aşamada olduğunu ve ne zaman ödendiğini görür.
Bir masrafın Weoll'deki yolculuğu
Satış temsilcisi salı günü Bursa'daki bir müşteriye gidecek. Pazartesi seyahat talebini açar, aynı akışta avans da ister; yöneticisi ikisini telefonundan onaylar. Salı günü yakıt fişinin, otoyol makbuzunun ve öğle yemeğinin fotoğrafını çeker; Weoll tutarları, KDV'yi ve kategorileri doldurur, yapılan kilometreyi hesaplar. Yemek masrafı limitin altında olduğu için kendiliğinden onaylanır, diğerleri yöneticisinin havuzuna düşer. Çarşamba sabahı onaylar tamamlanır, avans kapanır ve masraflar muhasebe sistemine aktarılır. Temsilci tek bir Excel dosyası doldurmamış, yöneticisi tek bir e posta açmamıştır.
Masraf takibinde kim ne yapar?
Masraflarını telefondan girer, avans ve seyahat talebi açar, geri ödemenin hangi aşamada olduğunu görür.
Ekiplerinin masraflarını bütçeyle birlikte görür, telefondan onaylar.
Doğru kategorize edilmiş, KDV'si ayrıştırılmış ve ERP'ye hazır masraflarla çalışır; yalnızca işaretlenen istisnalara bakar.
Masraf ve avans süreçlerini diğer çalışan süreçleriyle aynı platformda yönetir.
Departman ve proje bazlı harcamaları ay sonunu beklemeden izler.
Sahada çok masraf yapan ekipler için
Masraf yükünün en ağır olduğu yer sahadır. Weoll'de saha ekipleri masrafı yapıldığı yerde, telefondan kaydeder.
Lojistik: Sürücülerin yakıt, otoyol ve konaklama masrafları sefer bazlı toplanır, kilometreyle birlikte kontrol edilir.
Satış ve servis ekipleri: Müşteri ziyaretlerindeki yol, yemek ve otopark masrafları proje ya da müşteri bazında raporlanır.
Çok lokasyonlu işletmeler: Bölge müdürlerinin mağaza ya da tesis ziyaretlerindeki harcamalar lokasyon bütçelerine göre izlenir.
Kurumsal harcama politikası nasıl oluşturulur?
Masraf yönetimi sistemi, ancak arkasındaki politika kadar iyi çalışır. Politikanı yazıya dökerken bu başlıkları netleştir; Weoll'de her biri bir kurala dönüşür.
Yemek, yakıt, konaklama, temsil gibi kategoriler ve her biri için günlük ya da işlem başına limit.
Hangi tutara kadar yönetici, hangi tutardan sonra finans yöneticisi onaylar; hangi masraflar kendiliğinden onaylanır.
Hangi masraf için fiş, hangisi için fatura istendiği; e Arşiv fatura zorunluluğu olan durumlar.
Seyahat talebinin ne kadar önce açılacağı, konaklama üst sınırı, harcırah ve kilometre ücretleri.
Politika dışı bir masrafın hangi gerekçeyle ve kimin onayıyla kabul edilebileceği.
Politika yazılı bir belgede kaldığında okunmaz; masraf girilirken kontrol edildiğinde uygulanır.
Şirket harcamalarını anlık gör
Masraf verisi Tablolar'daki ilişkisel veri yapısında tutulur. Departman bazlı harcamaları, tedarikçi dağılımını ya da bütçe doluluk oranlarını SQL bilmeden, sürükle bırakla raporlarsın. Departman, proje ya da masraf türü bazında harcama eğilimlerini görsel raporlarla izler, harcamanın yoğunlaştığı yerleri görürsün. Finans yöneticisi ay sonunu beklemeden harcamanın nereye gittiğini görür.
Excel'de masraf takibi ile Weoll arasındaki fark
Küçük bir ekipte Excel bir süre işini görür. Çalışan sayısı, lokasyon ve masraf türü arttıkça fark büyür.
| EXCEL VE E POSTAYLA MASRAF TAKİBİ | WEOLL MASRAF YÖNETİMİ | |
|---|---|---|
| Masraf girişi | Fişler ay sonunda elle girilir | Fişin fotoğrafından bilgiler kendiliğinden dolar |
| Onay | E postayla, yöneticinin dikkatine kalır | Tutar ve türe göre doğru kişiye, telefondan |
| Politika ve bütçe | Ödemeden sonra fark edilir | Masraf girilirken kontrol edilir |
| Mükerrer fiş | Gözden kaçabilir | İkinci kez girilemez |
| Muhasebe | Dosya elle aktarılır | ERP'ye kendiliğinden akar |
| Raporlama | Ay sonunda hazırlanır | Anlık görülür |
| Şirket politikası | PDF'de durur, okunması beklenir | Yüklenir, ajanlar her masrafta uygular |
| Bağlı süreçler | Avans ve seyahat ayrı takip edilir | Avans, seyahat ve satın almayla aynı akışta |
Şirketine göre uyarla
Weoll'de hazır bir masraf akışıyla başlayabilir ya da akışı şirketinin politikalarına göre kurabilirsin. Onay kuralları ya da masraf formu değiştiğinde yazılımcı beklemezsin; yapay zeka ile uygulama geliştirme araçlarıyla ihtiyacını tarif ederek değişikliği kendin yaparsın.
Masraf uygulaması ayrı bir araç olarak kurulmadığı için departmanların kendi Excel listeleri oluşmaz; tüm masraf verisi tek bir doğru kaynakta durur.
Veriler rol bazlı yetkilerle ve şifreleme ile korunur, KVKK ve GDPR gerekliliklerine uygun şekilde işlenir.
Masraf takibi: Sık sorulanlar
Harcamayı, harcandığı anda gör
Masraf akışını kendi politikalarınla demoda görelim.
Masraf Yönetimi, Weoll'ün hazır uygulamalarından biri. Finans çözümlerini incele ya da Weoll'de iş süreçlerinin nasıl yönetildiğini gör.
