İş takip programı: Görevleri bağlı olduğu süreçle birlikte yönet
Kendi işlerin, ekip görevleri, süreçlerden doğan onaylar ve anlık talepler tek listede. Her görevin süreci, verisi ve belgesi yanında.
Görev bir yerde, bilgisi başka yerde
Bir satın alma onayı e postayla gelir, bir saha denetimi mesaj grubunda istenir, bir teklif hazırlığı toplantıda söylenir ve bir Excel satırına yazılır. Görevi alan kişi önce işin nereden geldiğini, sonra gereken belgeyi, en son da işi bitirince kime haber vereceğini arar. "Bu neden bana geldi?" ve "Şimdi kimde?" soruları günün bir parçası olur. Yönetici ise ekibin neyle uğraştığını öğrenmek için tek tek sormak zorunda kalır.
Çoğu iş takip programı bu dağınıklığın yalnızca listesini tutar: görev başlığı, sorumlu, tarih. Weoll'de görev, bağlı olduğu süreçle, verisiyle ve belgeleriyle birlikte gelir; tamamlandığında süreç kaldığı yerden devam eder.
Bütün görevlerin tek kutuda
Farklı ekiplerden, projelerden ve süreçlerden gelen işleri ayrı ayrı takip etmezsin. Görev kutunda şunlar bir arada durur:
Her satırda görevin hangi süreçten ya da projeden geldiği, önceliği, termini ve sorumlusu görünür. Listeyi önceliğe, termine, kaynağa ya da projeye göre filtreler, gün içinde neye odaklanman gerektiğini tek bakışta görürsün. Sabah "Bugün ne yapmalıyım?" ve "Hangi iş bende bekliyor?" sorularının cevabı tek ekranda, öncelik sırasıyla gelir. İş takibi kişisel notlardan çıkar, ekibin ortak standardı olur. Böylece Weoll bir görev takip sistemi olmanın ötesinde, günlük işini yönettiğin ana çalışma alanına dönüşür.
Görev, bağlı olduğu süreçle gelir
Ekipman satın alma talebi
Weoll'de bir görevi açtığında yalnızca ne yapacağını değil, neden yaptığını da görürsün:
- Sürece bağlı
Görevin hangi süreçten ve hangi adımdan geldiği görevin üstünde yazar.
- Veri ve form
İşi bitirmek için gereken kayıt ve form görevin içinde açılır; başka ekrana geçmezsin.
- Doküman
Teklif, sözleşme, fotoğraf ya da rapor görevin yanında durur.
- Önceki ve sonraki adım
Görev sana gelmeden önce ne olduğunu ve sen bitirdikten sonra işin nereye gideceğini görürsün.
- Kendiliğinden devam
Görevi tamamladığında süreç bir sonraki adıma geçer, ilgili kişiye haber gider.
Görev ekranının bir yanında form ve ekler, diğer yanında görevle ilgili yazışma ve görevin geçmişi durur. Soruyu e postayla değil, işin üzerinde sorarsın; yazışma görevle birlikte kayıtta kalır.
Bu yapının arkasında Weoll'ün iş süreçleri yönetimi altyapısı çalışır. Süreç belirli bir adıma geldiğinde görev kendiliğinden oluşur, kurala göre doğru kişiye atanır, tamamlandığında süreç devam eder:
Görev kutusunda bir onay
Satın alma müdürü sabah görev kutusunu açıyor. En üstte bugün termini dolan bir satın alma onayı var. Görevi açınca talep formu, teklif PDF'i ve ilgili bütçe kalemi aynı ekranda. Politika Ajanı'nın notu da orada: tutar departman limitinin üstünde, tedarikçi onaylı listede.
Müdürün bir sorusu var: "Bu tedarikçiden geçen çeyrek ne kadar alım yaptık?" Sorusunu görevin yanındaki yazışma alanına yazıyor; ajan cevabı satın alma kayıtlarından getiriyor.
Müdür onayı veriyor. Talep finans onayına geçiyor, talep sahibine bildirim gidiyor, görev müdürün listesinden düşüyor. Kimseye e posta yazılmadı, kimse "Şimdi kimde?" diye sormadı.
SATIN ALMA ONAYI · BUGÜN
YAZIŞMA
Politika AjanıGeçen çeyrek 4 siparişte toplam 186.400 TL alım yapıldı, hepsi zamanında teslim edildi.Bir örnek: Yeni mağaza açılışı
Operasyon müdürü yeni mağaza açılışı için daha önce hazırladığı proje şablonunu açıyor. Kira sözleşmesi, tadilat, tabela, kasa kurulumu, personel alımı ve açılış günü kontrolleri görevler olarak listeye düşüyor; her biri sorumlusu ve terminiyle.
Bazı görevler birbirine bağlı: tadilat bitmeden kasa kurulumu başlamıyor. Tabela firması kendi görevini Weoll lisansı olmadan, güvenli bir bağlantıdan fotoğrafla kapatıyor. Mağaza ekipmanı için açılan satın alma talebi onay sürecine giriyor; onay geldiğinde zimmet görevi kendiliğinden açılıyor. Personel alımı İK'nın işe alım sürecine bağlanıyor. Termini yaklaşan her görev için sorumlusuna hatırlatma gidiyor.
Açılıştan sonra mağazanın haftalık kontrol listesi tekrarlayan görev olarak her pazartesi mağaza müdürüne düşüyor. Proje sahibi bütün bu işleri, süreçten gelenler ve elle açılanlar dahil, tek listede ve terminleriyle takip ediyor. Terminler Google Takvim'de de görünüyor.
Görev yönetimi yazılımında ihtiyacın olanlar
Büyük işi küçük adımlara böl, işin tamamını kaybetmeden ayrıntıyı takip et.
Görevleri projelere ve listelere grupla.
Görevi çalışana, ekibe ya da role ata; sorumluluk baştan belli olsun.
Önce ne yapılacağını belirle, kritik iş kalabalıkta kaybolmasın.
Bir görev bitmeden diğeri başlamasın.
Düzenli işleri bir kez tanımla; sık açılan görevler için şablon kullan.
Görevle ilgili konuşma işin üzerinde kalsın.
Belge, fotoğraf ve rapor görevin yanında dursun.
Görevin tamamlanması için gereken adımlar görünür olsun.
Yaklaşan, bekleyen ya da geciken görevde ilgili kişi zamanında haberdar olsun.
Görevde sorumluluğu olmayan ama haberdar olması gereken kişiyi izleyici olarak ekle.
Projedeki görevleri sorumlu, termin ve durumuyla izle.
Kim, ne zaman, hangi değişikliği yaptı; bütün hareketler kayıtta kalsın.
İşin kimde biriktiğini gör, dağılımı gerçek yüke göre dengele.
Süreç belirli bir adıma geldiğinde görev kendiliğinden oluşsun.
Görev rol, ekip ya da iş kuralına göre doğru kişiye gitsin.
Her göreve süre tanımla; süre dolmadan hatırlatma, aşımda üst yöneticiye haber gitsin.
Yapay zeka büyük işi parçalara ayırır
Bir yönetici "Yeni ürün lansman planı" gibi kapsamlı bir görev açtığında yapay zeka görevin bağlamını okur ve alt görevleri önerir: duyuru metnini yaz, risk analiz tablosunu hazırla, satış ekibine sunum yap, basın listesini güncelle. Bazı alt görevler için taslak içerik de hazırlar; örneğin duyuru metninin ilk halini ya da bir raporun özetini. Yönetici öneriyi düzenler, alt görevleri kişilere atar ve terminleri belirler.
Büyük bir proje, planlama için saatler harcanmadan yönetilebilir parçalara ayrılır. Sık tekrarlanan bir planı beğendiysen görev şablonu olarak kaydeder, bir sonraki lansmanda oradan başlarsın. Son söz yine yöneticidedir.
Yeni ürün lansman planı4 alt görev önerildiİnsanlar ve yapay zeka ajanları aynı listede
Weoll'de görev yalnızca çalışanlara atanmaz. Metal Yakalar, yani Weoll’un yapay zeka ajanları, tekrar eden, veri yoğun ya da kurala bağlı işleri üstlenir. Faturayı siparişle eşleştirmek, belge eksiklerini kontrol etmek, geciken görevi hatırlatmak gibi işler ajana gider; karar, değerlendirme ve onay gerektiren adımda kontrol insanda kalır.
Çalışanların ve ajanların üstlendiği görevleri aynı panoda izlersin: toplam ve tamamlanan görev, ortalama tamamlanma süresi, gecikmeler ve iş yükü dağılımı. Hangi işin insanda, hangisinin ajanda daha hızlı ilerlediğini sezgiyle değil, gerçek veriyle görürsün.
İÇalışanlar
Ajanlar
İŞ YÜKÜ DAĞILIMI
Klasik iş takip programından farkı
| KLASİK İŞ TAKİP PROGRAMI | WEOLL | |
|---|---|---|
| Görevin kaynağı | Elle açılır | Elle açılır ya da süreçten kendiliğinden oluşur |
| Gereken bilgi | Başka sistemde aranır | Form, veri ve belge görevin içinde |
| Görev bitince | Sonraki kişiye ayrıca haber verilir | Süreç kendiliğinden bir sonraki adıma geçer |
| Gecikme | Yönetici fark ettiğinde | Süre dolmadan hatırlatma, aşımda üst yöneticiye haber |
| Kim yapar? | Çalışanlar | Çalışanlar, yapay zeka ajanları ve dış kullanıcılar |
| Planlama | Alt görevler elle yazılır | Yapay zeka alt görevleri önerir |
Kurumsal görev yönetimi için Weoll!
Herkes yalnızca görmesi gereken görevi ve veriyi görür.
Tedarikçi, servis firması ya da danışman kendi görevini lisans olmadan, güvenli bağlantıyla tamamlar.
Görevler ERP, CRM ve diğer sistemlerden gelen veriyle birlikte çalışır; terminler Google Takvim'e düşer.
Görev geçmişi kurumsal hafızanın bir parçası olur.
Sahadaki ekip görevini telefondan görür, fotoğraf ekleyip kapatır.
Görev bildirimleri istersen Microsoft Teams ya da Slack kanalına da düşer, onayı mesajdan verirsin.
Sahada çalışan ekipler için görev yönetiminin nasıl kullanıldığını personel takip sistemi ve lojistik yönetimi sayfalarında, ölçüm tarafını operasyonel mükemmellik sayfasında anlatıyoruz. Duyurular ve şirket gündemi ise şirket içi iletişim portalı tarafında.
Departmanlarda nasıl kullanılır?
İşe giriş haftasının görevleri BT, idari işler ve yöneticiye aynı anda düşer; eksik kalan görev listede görünür.
Ay sonu kapanış kontrol listesi her ay tekrarlayan görev olarak açılır, her adımın sorumlusu belli olur.
Uygunsuzluktan doğan düzeltici aksiyonlar sorumlularına termin ve kanıt alanıyla gider.
Destek talepleri önceliğe göre sıralanır, süre aşımında üst yöneticiye bildirim gider.
Saha ekibi denetim görevini telefondan alır, fotoğrafla kapatır.
İş takip programı hakkında sorular
Görevleri takip etmekle kalma, işin tamamını yönet
Ekiplerine, süreçlerine ve yapay zeka ajanlarına bağlı bütün görevleri tek çalışma alanında topla.