Finansal dönüşüm: Bütçeden kapanışa finans süreçleri kayıtlı ve onaylı
Bütçe talebi, satın alma, tedarikçi faturası, ödeme onayı ve dönem sonu kapanışı aynı akışta. Weoll Finans Uygulamaları; her adımı kuralına göre ilerletir, her onayın gerekçesini saklar, denetçiye kaydı tek yerden gösterir.
Yıllık plan onaylandı
Kalan bütçe içinde
Teklif karşılaştırıldı
Miktar farkı, iade edildi
Tutar 250.000 TL üstü
Mutabakat tamam
Finans ekibinin işi neden ay sonunda sıkışır?
Ayın son haftasında finans ekibinin gelen kutusu dolar. Bir departman bütçesinin aşıldığını kapanışta fark eder. Tedarikçi faturası geldiğinde siparişin onaylı olup olmadığı e postalardan aranır. Ödeme talebi kimin onayında bekliyor, kimse bilmez. Denetçi bir harcamanın onay gerekçesini sorduğunda cevap üç farklı yazışmada dağınık durur.
Finansal dönüşüm genellikle büyük ERP projeleriyle anılır. Oysa ERP kaydın sonucunu tutar; kayda giden yol, yani talepler, onaylar, istisnalar ve gerekçeler çoğu şirkette hala e postada ve Excel'de yürür. Weoll bu yolu kayda alır: her finans süreci tanımlı bir akıştan geçer, her adımın kimde beklediği ve neden onaylandığı saklanır. ERP'nin yerine geçmez; SAP, Oracle ve Logo gibi sistemlerle bağlayıcılar ve API üzerinden çalışır.
Bütçe planlama ve takip
Yıllık bütçe döngüsü departmanların bütçe talebiyle başlar. Her departman talebini aynı formla açar; gerekçe, kalem ve tutar aynı yapıda gelir. Talepler departman yöneticisi, finans ve yönetim onayından geçer, onaylanan bütçe masraf merkezlerine işlenir.
Bütçe yıl boyunca canlı kalır. Masraf ya da satın alma talebi açıldığında ilgili masraf merkezinin kalan bütçesi talep anında görünür. Bütçeyi aşan talep durmaz ama kendiliğinden bütçe aşımı istisna onayına gider; kim onayladı, hangi gerekçeyle onayladı, kayıtta kalır.
Bütçe ve gerçekleşen raporu masraf merkezi bazında hazırdır. Bütçe planlama ve analiz için ihtiyaç duyulan veri, yıl sonunda Excel'de birleştirilmek yerine her talepte kendiliğinden oluşur.
Talepten faturaya: Sipariş, mal kabul ve eşleştirme
Satın alma talebi bütçe kontrolünden geçer, onaylanır ve siparişe dönüşür. Akışı satın alma yönetim sistemi sayfasında ayrıntılı anlatıyoruz.
E fatura entegratörden Weoll'e düşer.
Weoll lisansı olmayan tedarikçi faturasını ve irsaliyesini kendisine gönderilen güvenli bir bağlantıyla yükler.
PDF olarak gelen faturayı Google Gemini teknolojisini kullanan yapay zeka okur, tutar, vergi ve kalem bilgilerini forma aktarır.
Fatura sipariş ve mal kabul kaydıyla eşleştirilir. Tutar ya da miktar uyuşmazsa fatura ödeme onayına gitmez, uyuşmazlık gerekçesiyle sorumlusuna döner. Daha önce kaydedilmiş bir faturanın tekrar gelmesi de aynı kontrolde yakalanır; mükerrer ödeme riski fatura aşamasında yakalanır.
E faturaya itiraz için yasal süre sekiz gündür. SLA Ajanı bu süreyi her fatura için izler, süre dolmadan sorumlu yöneticiyi uyarır.
Bir örnek: Bir tedarikçinin e faturası siparişte 100 olan kalemi 120 olarak gösteriyor. Eşleştirme farkı yakalıyor, fatura satın alma uzmanına iade ediliyor. Uzman e fatura itirazını Weoll'den başlatıyor; itiraz, yazışmalar ve düzeltilmiş fatura aynı kayıtta duruyor. Düzeltilmiş fatura eşleşince ödeme onayına geçiyor.
Tahsilat ve alacak takibi
Alacak tarafı da aynı yapıda yürür. Vadesi geçen faturalar için müşteriye ya da satış temsilcisine hatırlatma, tanımladığın takvimde kendiliğinden gider. Belirli bir süreyi aşan alacak şüpheli alacak olarak finans direktörüne ve hukuk birimine aynı anda iletilir.
Müşteri mutabakat mektubu, müşteriye güvenli bir bağlantıyla gönderilir; müşteri onayını Weoll lisansı olmadan verir. Bankadan gelen havale ve EFT kayıtları açık faturalarla eşleştirilir, eşleşmeyen tahsilat finans uzmanının önüne düşer. Cari limiti dolu bir müşterinin yeni siparişi, onaya gitmeden önce gerekçesiyle durdurulur.
Ödeme onayı, avans ve nakit akışı
Ödeme talebi tutara göre değişen onay basamaklarından geçer. Belirli bir tutarın altındaki ödemeyi finans müdürü, üstündekini CFO onaylar; kurallar şirketine göre tanımlanır. Onaylanan ödeme ERP'ye ya da bankaya aktarılır; ödeme orada yapılır, onayın izi Weoll'de kalır.
NAKİT AKIŞI TAHMİNİ · ÖNÜMÜZDEKİ 4 HAFTA
Onaydaki ve onaylanmış ödemeler vade tarihleriyle birlikte nakit akışı tahminine yansır. Hangi hafta ne kadar nakit çıkışı olacağı, ödemeler daha onay aşamasındayken görünür.
Bir örnek: Bankanın havale ve EFT talimatı için son saati 16.00.
Hala onay bekleyen ödeme talimatları acil kuyruğa alınır ve onaycı direktörlere bildirim gider.
Son saat geçtiğinde kalan talimatlar ertesi gün kuyruğuna aktarılır; hangi ödemenin neden kaydığı kayıtta durur.
Banka teminat mektuplarının ve kredi taksitlerinin vadeleri de aynı şekilde hatırlatma olarak tanımlanır.
Dönem sonu kapanış ve denetim
Dönem sonu kapanış, sorumluları ve tarihleriyle bir görev listesi olarak yürür: tahakkuklar, mutabakatlar, kur değerlemesi, raporlar. Hangi adımın tamamlandığı ve hangisinin beklediği tek ekranda görünür. Muhasebe kaydı düzeltme talepleri de gerekçesi ve onayıyla aynı yapıda açılır.
Denetçi görünümü · izleyici
"Sözleşme madde 6'ya göre ikinci taksit"
svc.politika.finans faturayı eşleştirdi · 23.10 09.13"Yeni bölge açılışı"
Denetim geldiğinde iç ya da dış denetçiyi süreçlere onay yetkisi olmadan izleyici olarak eklersin; denetçi onay geçmişini, gerekçeleri ve ekli belgeleri doğrudan görür. Ajanların yaptığı işlemler de kişilerin değil, ajanın kendi kurumsal kimliğiyle kaydedilir. Her değişiklik işlem kaydında (audit log) tutulur. Kim, neyi, ne zaman onayladı sorusunun cevabı aranmaz, kayıtta durur. Weoll KVKK ve GDPR ile uyumludur.
Weoll Finans Paketi'nde neler var?
Finans Paketi, finans ekibinin ve harcama yapan herkesin kullandığı süreçleri bir araya getirir:
Fiş fotoğrafla gelir, politikaya göre kontrol edilir, onaylanan masraf muhasebeye akar. Unvan bazlı limit aşımı ve şirket politikasına aykırı harcama, fiş yüklenirken işaretlenir. Kapsamı personel masraf takip programı sayfasında.
Talep, bütçe kontrolü, teklif, sipariş.
E fatura ve PDF fatura, eşleştirme, itiraz.
Bütçe talebi, talep anında kontrol, aşım istisnası, bütçe ve gerçekleşen raporu.
Tutara göre onay, avans, nakit akışı tahmini.
Paket şirketinin politikalarına göre no code olarak düzenlenir.
Finansal otomasyon burada kuralların işletilmesidir: limit, onay basamağı, eşleştirme. Karar gerektiren her istisna insana gider.
Finans süreçlerinde çalışan yapay zeka ajanları
Metal Yakalar, yani Weoll üzerinde geliştirilen yapay zeka ajanları, finansın tekrar eden kontrollerini üstlenir:
| AJAN | GÖREVİ | KENDİSİ YAPAR | İNSANA DEVREDER |
|---|---|---|---|
 SLA Ajanı |
Fatura ve ödeme onaylarının vadeye kalan süresini izler. | Vade yaklaşırken onaycıyı uyarır. | Geciken onayı finans müdürüne iletir. |
| Politika Ajanı |
Faturayı sipariş ve mal kabulle karşılaştırır. | Eşleşen faturayı ödeme onayına hazırlar. | Uyuşmayan faturayı farkıyla satın almaya gönderir. |
| Süreç Sağlığı Ajanı |
Kapanış görevlerini ve bekleyen mutabakatları izler. | Geciken kapanış adımını gösterir. | Önceliği finans müdürüne bırakır. |
| Şirketine özel bir Metal Yaka |
Bütçe ve gerçekleşen verisini okur. | Aşıma yaklaşan masraf merkezlerini listeler. | Listeyi CFO'nun değerlendirmesine sunar. |
Finansta no code geliştirebileceğin uygulama örnekleri
Bütün bu süreçler diğer departmanlarla aynı iş süreçleri yönetimi altyapısında çalışır. CFO 4.0 yaklaşımının istediği güncel görünürlük, verinin işin içinde oluşmasıyla gelir. Diğer departmanları departman bazlı çözümler sayfasında anlatıyoruz.
No code ile kurFinans ekiplerinin sorduğu sorular
Her onayın gerekçesi kayıtta, paranın yolu belli
Bütçeden kapanışa finans süreçlerini Weoll Finans Paketi'yle bir ay ücretsiz dene.