Yıllık izin takip programı: Kuralı bir kez kur, bakiye hep doğru kalsın
Hak ediş kıdeme ve yaşa göre kendiliğinden hesaplanır, çalışan bakiyesini kendisi görür, onaylanan izin bordroya akar. Weoll İzin Yönetimi izni bir form olmaktan çıkarır; şirketinin kurallarıyla çalışan bir sürece dönüştürür.
İzin takip sistemi nedir?
İzin takip sistemi, çalışanların izin haklarını, taleplerini, onaylarını ve kalan bakiyelerini tek bir yerde yöneten yazılımdır. Kim ne kadar izin hak etti, ne kadarını kullandı, hangi tarihlerde izinde olacak; cevap bu sistemde durur.
İyi bir yıllık izin takip programı ya da personel izin yönetimi yazılımı yalnızca talebi kaydetmez. Hak edişi kanuna ve şirket politikasına göre hesaplar, onayı doğru kişiye götürür ve sonucu bordroya taşır.
Excel'deki izin bakiyesi neden tutmaz?
Çoğu şirkette izin bakiyesi bir Excel dosyasında tutulur. Her yıl dönümünde biri kıdemi kontrol edip hak edişi elle ekler; 50 yaşını dolduran çalışanın ek hakkı ya da yarım günlük bir izin kolayca atlanır.
Çalışan kaç günü kaldığını İK'ya sorar. Talep e postayla gelir, yönetici aynı hafta ekipten kimlerin izinde olduğunu bilmeden onaylar. Ay sonunda kullanılan izinler bordroya elle taşınır.
Bu küçük hataların bedeli büyüktür. Yanlış bakiye, yanlış bordro demektir; yanlış bordro da çalışanla şirket arasında güven sorunu. Sorun hesap değil, kuralın bir yerde yazılı olmaması.
Yıllık izin nasıl hesaplanır?
4857 sayılı İş Kanunu'na göre yıllık ücretli izin, işyerinde en az bir yıl çalışmış işçinin hakkıdır. Süreler kıdeme göre değişir. 18 yaşından küçük ve 50 yaşından büyük çalışanlara verilecek yıllık izin 20 günden az olamaz.
İzin süresine denk gelen hafta tatili, ulusal bayram ve genel tatil günleri izinden sayılmaz. Yıllık izin, taraflar anlaşırsa bölümlerden biri 10 günden az olmamak üzere en fazla üç parçada kullanılabilir. İş sözleşmesi sona erdiğinde kullanılmamış yıllık izinlerin ücreti çalışana ödenir.
Bunlar kanundaki en az sürelerdir; şirketin daha fazlasını vermesi mümkündür. Weoll'de bu kuralları bir kez tanımlarsın, her çalışanın hak edişi kıdemine ve yaşına göre kendiliğinden hesaplanır. Kanun ya da şirket politikası değiştiğinde kuralı tek yerden güncellersin.
Kural setleriyle izin yönetimi
İzin kuralları her şirkette, hatta aynı şirketin farklı çalışan gruplarında bile farklıdır. Weoll izni sabit bir ayar olarak değil, kural setleriyle yönetir.
Beyaz yaka, mavi yaka ve taşeron çalışanlar için ayrı kural setleri tanımlarsın. Yurt dışındaki ofisler için o ülkenin mevzuatını ayrı bir kural seti olarak eklersin.
Yıllık, mazeret, rapor, doğum, babalık, evlilik, ölüm, ücretsiz ve idari izin hazır gelir. Şirketine özel bir izin türü varsa onu da eklersin.
Her izin türünün ücretli mi ücretsiz mi olduğu tanımlıdır. Bordroya giden bilgi bu ayrıma göre oluşur.
Belirli yaş gruplarındaki çalışanların ek hakları kurala bağlanır; çalışan o yaşa geldiğinde hak edişi kendiliğinden güncellenir.
Çalışanın hak ettiğinden en fazla kaç gün fazla izin kullanabileceğini belirlersin. Weoll bu sınırı talep anında denetler.
Hak ediş sıklığını belirlersin, izinler kıdem yılına göre kendiliğinden işlenir. Kullanılmayan iznin bir sonraki yıla nasıl devredeceğini de kurala bağlarsın.
Çalışan için: Bakiyeni gör, talebini aç
Weoll'de çalışan kendi izin bilgisine İK'yı aramadan ulaşır. İşe başlangıç tarihi, departmanı ve yöneticisi tek ekranda görünür; bu bilgiler şirketin ortak çalışan verisinden gelir, her zaman günceldir.
Çalışan kalan bakiyesini, hangi tarihte ne kadar hak ediş kazandığını ve geçmişte kullandığı izinleri görür. Online izin talep sistemi üzerinden yeni talebini birkaç adımda açar; tam gün, yarım gün ya da saatlik izin isteyebilir. Mobilde izin talebi oluşturmak da aynı şekilde çalışır: sahadaki çalışan talebini telefonundan açar.
İzin onaylandığında bir dijital izin formu PDF olarak kendiliğinden oluşur ve çalışanın kaydında saklanır.
Yönetici için: Onayla, ekibini gör
Bir izin talebi girildiğinde onay akışı kendiliğinden başlar. Akış, talep edilen gün sayısına ya da izin türüne göre değişebilir; örneğin iki haftayı aşan izinler için direktör onayı istenebilir.
Yönetici talebi onaylamadan önce ekibin izin takvimini görür. Aynı departmandan aynı tarihlerde çok sayıda kişi izin istediğinde Weoll departman doluluk uyarısı verir. Yönetici talepleri telefonuna gelen bildirimle, ofis dışındayken de onaylar ya da reddeder.
Yönetici izne çıktığında yerine bir vekil atanır. Onay bekleyen talepler vekile geçer; kimsenin izni bir kişinin tatili yüzünden beklemez.
| PZT | SAL | ÇAR | PER | CUM | |
|---|---|---|---|---|---|
| Ali Kurt | |||||
| Sena Yıldız | |||||
| Burak Er | |||||
| Can Öztürk |
Rapor ve mazeret belgeleri. Belge gerektiren izinlerde çalışan raporunu ya da mazeret belgesini doğrudan talep formuna ekler. Weoll'ün yapay zekası yüklenen belgedeki başlangıç ve bitiş tarihleri gibi bilgileri okuyarak formdaki alanları doldurabilir. Belge talebin yanında saklanır ve yalnızca yetkili kişiler görür.
Yapay zeka ajanlarıyla izin süreci. İzin sürecindeki tekrar eden kontrolleri Metal Yakalara, yani Weoll üzerinde geliştirilen yapay zeka ajanlarına verebilirsin. Politika ajanı talebi kural setine göre inceler: bakiye, eksi bakiye sınırı ve departman doluluğu uygunsa talebi onaylar; kural dışı bir durumda kararı yöneticiye bırakır. SLA ajanı bekleyen onayları takip eder, süre dolmadan yöneticiyi uyarır. Gemini Enterprise kullanıyorsan çalışan Gemini sohbetine "Bakiyemi kontrol et, haftaya cuma için bir gün izin başlat" yazar; talep Weoll'de açılır ve yöneticinin onayına gider.
Bordro ve PDKS ile birlikte çalışır
Onaylanan ve kullanılan izinler ay sonunda bordro programına aktarılır. Weoll; Logo Bordro Plus, SAP ve Netsis gibi sistemlerle çalışır, personel devam kontrol (PDKS) ve puantaj sistemlerine de bağlanır. İzin bilgisinin bordroya elle taşınması gerekmez, ücretli ve ücretsiz izin ayrımı bordroya doğru yansır.
Departman bazında izin raporları alır, Excel ya da PDF olarak dışa aktarırsın. Kullanılmayan izinler için çalışana ya da yöneticisine hatırlatma gider; biriken izni yıl sonu gelmeden görürsün.
İşe girişten ayrılışa kadar aynı kayıt
İzin, çalışanın şirketteki tüm yolculuğuyla bağlıdır. Yeni bir çalışan personel işe giriş çıkış takip programı ile sisteme girdiğinde izin kuralları da onun kaydına bağlanır. Çalışan ayrılırken kullanmadığı izin bakiyesi ayrılış sürecine ve bordroya aktarılır; son ödemede elle hesap yapılmaz.
İzin, rehber, onay süreçleri ve diğer insan kaynakları yönetimi uygulamaları aynı çalışan kaydını kullanır. Departman ya da yönetici değiştiğinde izin onayları da yeni yöneticiye gider.
Bir örnek: Üretimde yaz dönemi
Bir fabrikada yaz ayları geldiğinde vardiyadaki operatörlerin çoğu aynı haftalarda izin ister. Üç operatör aynı hafta için talep açıyor. Vardiya şefi talepleri onaylamadan önce ekibin izin takvimine bakıyor ve departman doluluk uyarısını görüyor. Bir talebi bir sonraki haftaya kaydırmayı öneriyor, diğer ikisini onaylıyor.
Mavi yakalı operatörler kendi kural setine bağlı olduğu için hak edişleri beyaz yaka kurallarıyla karışmıyor. Ay sonunda onaylanan izinler bordroya aktarılıyor. Vardiya planlama yapan ekip de hangi hafta kaç kişinin izinde olacağını önceden biliyor.
İzin kayıtları kimin işine yarar?
İzin kurallarını bir kez kurar, bakiye sorularıyla uğraşmaz, denetimde izin geçmişini tek yerden gösterir.
Onaylanan izinleri ay sonunda hazır alır, ücretli ve ücretsiz izin ayrımını elle kontrol etmez.
Ekiplerinin izin takvimini görür, talepleri telefondan onaylar, izne çıkarken vekil atar.
Hangi hafta kaç kişinin izinde olacağını önceden bilir.
Bakiyesini görür, talebini telefondan açar, onaylanan izin formuna istediğinde ulaşır.
Tablodan sisteme: İzin takip programı ne değiştirir?
| EXCEL'DE İZİN TAKİBİ | WEOLL İZİN YÖNETİMİ | |
|---|---|---|
| Hak ediş | Her yıl dönümünde elle eklenir | Kıdem ve yaşa göre kendiliğinden işlenir |
| Kurallar | Bir kişinin bilgisinde | Çalışan grubuna göre kural setlerinde |
| Bakiye | Çalışan İK'ya sorar | Çalışan kendisi görür |
| Ekip görünümü | Yok | İzin takvimi ve doluluk uyarısı |
| Bordro | Elle aktarılır | Ay sonunda bordroya akar |
İzin yönetimine geçerken nelere dikkat etmeli?
Hangi gruplara hangi kuralların uygulanacağını baştan netleştir: beyaz yaka, mavi yaka, taşeron, yurt dışı ofisler.
Kanundaki en az sürelerin üzerinde verdiğin haklar, eksi bakiye sınırı ve devreden izin kuralı yazılı olsun.
Excel'deki bakiyeleri aktarmadan önce bir kez kontrol et; geçiş günündeki bakiye, yeni sistemin başlangıç noktasıdır.
Hangi izin türünün ve kaç günün kimin onayına gideceğini, vekillerin kim olacağını belirle.
İzin türlerinin bordrodaki karşılıklarını bir kez eşleştir; aktarım ondan sonra her ay aynı şekilde çalışır.
Yıllık izin takibi: Sık sorulanlar
Kuralı bir kez yaz, hesabı Weoll yapsın
İzin kurallarının şirketinde nasıl çalışacağını birlikte görelim.
