Zimmet takip programı: Ekipman kimdeyse kaydı da onunla
Bilgisayar, telefon, anahtar, giriş kartı ya da yazılım lisansı. Şirketin her eşyası kimin elindeyse Weoll'de onun kaydında durur. Satın almadan hurdaya kadar tarihçesiyle izlenir; ayrılışta iade alınmadan süreç kapanmaz.
Zimmet takibi nedir?
Zimmet, şirkete ait bir eşyanın bir çalışana teslim edilmesi ve bu eşyanın sorumluluğunun kayıt altına alınmasıdır. Zimmet takibi ise bu kaydın canlı tutulmasıdır: hangi eşya kimde, ne zaman verildi, hangi durumda teslim edildi, ne zaman geri dönecek.
Zimmet takip programı bu bilgileri tek bir yerde toplar. Demirbaş takip sistemi ya da kurumsal envanter yönetimi diye de aranan bu araçların cevapladığı soru aynıdır: kimin üzerinde ne var? Bunu öğrenmek için birine telefon etmen ya da bir dosyayı açman gerekmez.
Excel'deki zimmet listesi neden hep eski?
Çoğu şirkette zimmet bir Excel dosyasında tutulur ve dosya ilk günkü kadar doğru kalmaz. Bir çalışan departman değiştirir, bilgisayarı ekip arkadaşına devreder, telefonu arızalanıp servise gider. Listeyi güncellemek kimsenin asıl işi olmadığı için bu değişikliklerin çoğu kayda geçmez.
Tutanaklar başka bir yerde, genelde bir dolapta durur. Bir çalışan ayrıldığında üzerindeki eşyaların tam listesine ulaşmak zorlaşır; dizüstü bilgisayar geri gelir, giriş kartı ya da yazılım lisansı unutulur. Garantisi biten bir cihaz da ancak arızalandığında fark edilir.
Sorun Excel değil, zimmetin kimsenin sürecine bağlı olmaması. Weoll bu bağı kurar.
Zimmet Takibi'nde kayıttan iadeye her adım
İşe girişte zimmetlenir, ayrılışta iade alınır
Weoll'de zimmet tek başına bir liste değil, çalışanın şirketteki yolculuğunun bir adımıdır.
Yeni bir çalışan işe başlarken personel işe giriş çıkış takip programı BT'ye ve idari işlere "ekipman hazırla ve zimmetle" görevini gönderir. Bilgisayar teslim edildiğinde zimmet çalışanın kaydına işlenir; çalışan ilk gününde neyin kendisine teslim edildiğini görür.
Çalışan ayrılırken de aynı kayıt kullanılır. Üzerindeki tüm eşyalar kendiliğinden listelenir, her biri için "teslim alındı" onayı verilir. Bu onaylar tamamlanmadan ayrılış süreci kapanmaz. Bilgisayar, telefon, kart ve lisans aynı listede olduğu için gözden kaçma riski azalır.
Rehberdeki çalışan, zimmet kaydındaki çalışanla aynıdır. Varlıklar Tablolar üzerinde kişilere, lokasyonlara, departmanlara ve tedarikçilere bağlıdır; bir çalışanın profiline girdiğinde üzerindeki her şeyi tek sekmede görürsün.
Bir saha teknisyeninin tableti arızalanıyor. Teknisyen arızayı telefonundan Weoll'e bildiriyor; talep doğrudan tabletin tarihçesine işleniyor. Depo sorumlusu yedek tableti teknisyene veriyor ve zimmeti telefonundan atıyor. Teknisyen teslimi uygulamadan onaylıyor. Arızalı tabletin durumu "serviste" oluyor; garanti kapsamında olup olmadığı kaydında zaten yazıyor. Bütün bu süreçte kimse bir Excel dosyasını açmadı. Ay sonunda tabletin geçmişine bakan herkes ne olduğunu, kimin elinden geçtiğini ve şu an nerede olduğunu görüyor.
Zimmet tutanağında neler bulunur?
Zimmet tutanağı, eşyanın kime, hangi durumda teslim edildiğini gösteren belgedir. Genelde şu bilgileri içerir:
Çalışanın adı, sicil numarası ve departmanı
Eşyanın adı, markası, modeli, seri numarası ve demirbaş numarası
Teslim tarihi ve teslim eden kişi
Eşyanın teslim anındaki durumu
Kullanım ve iade koşulları
Teslim alan ve teslim edenin onayı
Weoll'de bu bilgiler eşyanın ve çalışanın kaydından gelir. Tutanağı her seferinde baştan doldurmazsın.
PDF · ARŞİVLENDİ
Zimmet kaydını kimler kullanır?
Personel demirbaş zimmetlemeyi işe giriş ve ayrılış sürecinin içinde yönetir, eksik iade ile kapanan bir ayrılış dosyası bırakmaz.
IT varlık yönetimi için bilgisayar, telefon ve yazılım lisanslarının kimde olduğunu görür. BT süreç yönetimi içinde arıza bildirimleri ve garanti tarihleri de aynı kayıtta toplanır.
Anahtar, giriş kartı, mobilya ve ofis ekipmanını lokasyon bazında takip eder. İdari işler yönetimi dağınık listeler yerine tek kayıtla yürür.
Demirbaş kayıtlarını muhasebe ya da ERP sistemiyle eşleştirir, boşta ekipman varken yeni sipariş vermez.
Ekiplerinin ekipman taleplerini onaylar, ekibinde kimin üzerinde ne olduğunu görür.
Kendi zimmetlerini görür, yeni ekipman talep eder, arızayı bildirir.
Yapay zeka ajanlarıyla zimmet takibi. Bir faturayı demirbaşın kartına yüklediğinde yapay zeka satın alma tarihini ve garanti süresini faturadan okuyup kayda işleyebilir. Bu bilgileri elle girmen gerekmez. Zimmet sürecinde bir kişiye verilen görevleri Metal Yakalara, yani Weoll üzerinde geliştirilen yapay zeka ajanlarına da verebilirsin. Örneğin iade tarihi geçen eşyalar için çalışana hatırlatma göndermek ya da garantisi bitmek üzere olan cihazları listeleyip BT'ye iletmek. Ajan, görevi tanımladığın kurallarla yapar; sen sonucu görürsün. Gemini Enterprise kullanıyorsan ajan, tedarikçiden Gmail'e gelen garanti ve servis yazışmalarını da okuyup ilgili demirbaşın kaydına ekleyebilir.
Excel mi, zimmet takip programı mı?
| EXCEL'DE ZİMMET LİSTESİ | WEOLL ZİMMET TAKİBİ | |
|---|---|---|
| Güncellik | Biri hatırlarsa güncellenir | Teslim, devir ve iade anında kayda geçer |
| Tutanak | Ayrı bir belge, dolapta | Dijital, çalışan uygulamadan onaylar |
| Ayrılış | Liste elle kontrol edilir | İade alınmadan süreç kapanmaz |
| Çalışanın erişimi | Göremez | Kendi zimmetini görür, talep açar |
| Bakım ve garanti | Ayrı bir takvimde, varsa | Eşyanın kaydında, hatırlatmalı |
Birkaç kişilik bir ekip için Excel yeterli olabilir. Çalışan sayısı ve lokasyon arttıkça listeyi elle güncel tutmak zorlaşır; o noktada zimmetin çalışan kaydına bağlı olması gerekir.
Zimmet takibi hakkında merak edilenler
Ekipmanın nerede olduğunu tahmin etme
Zimmet takibinin işe giriş ve çıkışla birlikte nasıl çalıştığını birlikte görelim.
