Yapay zeka destekli doküman yönetim sistemi: Belgeleri yaşayan iş nesnelerine dönüştürün
Sözleşmeleri, faturaları ve prosedürleri tek yerde yönet. Yapay zeka belgeyi okur, içindeki bilgiyi çıkarır ve ilgili sürece bağlar.
YAPAY ZEKA ÇIKARDI
Belge bir yerde, içindeki bilgi başka yerde
Tedarikçi sözleşmesi bir e postanın ekinde, son versiyonu bir çalışanın bilgisayarında. Faturadaki tutar ERP'ye elle yazılıyor. Sözleşmenin bitiş tarihini kimse hatırlamıyor, ta ki yeni fatura gelene kadar. Denetim geldiğinde prosedürün hangi sürümünün kimler tarafından okunduğu klasörlerde aranıyor. Aynı dosyanın üç ayrı kopyası üç ayrı ekipte dolaşıyor.
Klasik dijital arşivleme sistemleri bu dağınıklığın yarısını çözer: dosyayı bir yerde saklar. Ama belgenin içindeki bilgi işe karışmaz; tarih, tutar, taraf ya da madde yine birinin okuyup bir yere yazmasını bekler. Weoll'ün doküman yönetim sistemi belgeyi saklamakla kalmaz, içindeki bilgiyi sürecin ve verinin bir parçası yapar.
Bütün kurumsal dokümanlar tek yerde
Sözleşmeden faturaya, prosedürden çalışan belgesine kadar şirketinde üretilen ve kullanılan dokümanları aynı yapıda yönetirsin:
Belgeler yalnızca türüne göre klasöre konmaz; ait olduğu kişiye, departmana, kayda ve sürece bağlanır. Bir çalışanın iş sözleşmesi onun kaydında, bir tedarikçinin sertifikası tedarikçi kartında durur. Bir belgeyi açtığında bağlı olduğu kayıt, süreç ve onay geçmişi yanında görünür. Kimin hangi belgeyi göreceğini ve değiştirebileceğini rol bazlı belirlersin. Böylece Weoll bir arşiv yönetim sistemi olmanın ötesinde, kurumsal hafızanın güncel ve kontrol altında kaldığı ortak çalışma alanına dönüşür.
Yapay zeka belgeyi senin için okur
Weoll'de yapay zeka doküman analizi Google Gemini ile yapılır. Uzun belgeleri satır satır okumak yerine:
Doküman asistanıFesih bildirimi en az 60 gün önceden, yazılı olarak yapılmalı.Madde 14.2 · "Taraflar sözleşmeyi, 60 gün önceden yazılı bildirimde bulunmak kaydıyla..."Soru sor
"Bu sözleşmede fesih bildirimi kaç gün önceden yapılmalı?" diye sorarsın; cevap belgeden, ilgili maddeyle birlikte gelir.
- Satın alma onaylarında 3 kritik bulgu var.
- Tedarikçi sertifikalarının %12'sinin süresi dolmuş.
- Masraf politikası güncel, uygulama oranı yüksek.
- Önerilen 5 düzeltici faaliyet için sorumlular atanmalı.
Özetle
Uzun bir politika metninin, denetim raporunun ya da hukuki metnin ana noktalarını çıkarırsın; yüzlerce sayfayı okumadan karar için gereken bilgiye ulaşırsın.
Karşılaştır
İki sözleşmenin, birkaç teklifin ya da bir raporun iki sürümünün farklarını yan yana görürsün. Karşı tarafın gönderdiği sözleşme revizyonunda hangi maddenin değiştiğini okumadan önce bilirsin.
Bilgiyi veriye dönüştür
Tarih, tutar, firma adı, vergi numarası, sözleşme süresi gibi alanlar belgeden çıkarılır. Taranmış kağıt belgeler ve fotoğraflar da okunur.
Taranmış belgelerin içi de aranabilir hale gelir. Aradığın kelime bir faturanın altında ya da taranmış bir tutanakta geçse bile belgeyi bulursun. Bulduğun belge bağlı olduğu kayıtla birlikte açılır; sözleşmeden tedarikçinin kaydına tek tıkla geçersin.
Belge ve veri aynı kayıtta
Çoğu şirkette yapılandırılmış veri ile belgeler ayrı yaşar: çalışanın bilgileri bir sistemde, sözleşmesi bir klasörde. Weoll'de ikisi aynı kayıtta, birbirine bağlı durur. Çalışanın sicil kartıyla ıslak imzalı iş sözleşmesinin taranmış hali, tedarikçinin kaydıyla sertifikaları aynı yerde görünür.
Yapay zeka belgeden çıkardığı bilgiyi ilgili tabloya yazar: CV'den yetkinlikleri aday kaydına, sözleşmeden başlangıç ve bitiş tarihlerini sözleşme kaydına, masraf fişinden tutarı ve tarihi masraf satırına. Bunu sürece göre ayarlarsın: bilgi kayda doğrudan işlenebilir ya da kullanıcının kontrol edip onaylaması için önüne gelebilir.
Belgeden gelen veri, Weoll'deki diğer veriyle aynı veri takip programı yapısında yaşar; raporlarda, formlarda ve süreçlerde kullanılır.
ADAY KAYDI
Doküman bir dosya değil, süreç nesnesi
Weoll'de belge yüklendiğinde iş başlar:
Bir örnek: Satın alma uzmanı yeni bir tedarikçi sözleşmesini yüklüyor. Yapay zeka tarafları, başlangıç ve bitiş tarihlerini, ödeme vadesini ve fesih süresini çıkarıyor, sözleşmeyi tedarikçi kaydına bağlıyor. Politika Ajanı maddeleri şirketin satın alma politikasıyla karşılaştırıyor; vadesi politikaya uymayan madde gerekçesiyle hukuka gidiyor. Sözleşme onaylandığında bitiş tarihinden önce tanımladığın sürede yenileme görevi kendiliğinden açılıyor.
Fatura için de aynı yol geçerli: tutar ve tedarikçi bilgisi okunur, sipariş ve mal kabul kaydıyla eşleştirilir, uyuşmazlık varsa finans uzmanına görev düşer. Daha önce yüklenmiş bir fatura tekrar gelirse geçmiş kayıtlarla karşılaştırılır ve mükerrer ödeme durdurulur. Bilgi yalnızca görüntülenmez; görevin, onayın ve iş akışının bir parçası olur. Akıllı evrak yönetimi tam olarak budur.
Bir İK örneği: İşe giriş evrakı
Yeni bir çalışan işe başlamadan önce İK'nın toplaması gereken belgeler bellidir: diploma, ikametgah, askerlik durum belgesi, banka bilgisi, imzalı iş sözleşmesi. Çoğu şirkette bu belgeler e postayla gelir, biri eksik kalır, İK uzmanı hangisinin geldiğini bir listede işaretler.
Weoll'de aday, kendisine gönderilen güvenli bağlantıdan belgelerini yükler. Her belge formdaki kendi alanına yüklenir ve çalışanın kaydında toplanır; yapay zeka belgeyi okuyup ad ve tarih gibi bilgileri çıkarır. Eksik belge için adaya hatırlatma gider; işe başlama tarihi yaklaştığında hala eksik olan belge İK uzmanının görev listesinde görünür. Çalışan ilk gün şirket politikalarını açtığında okudum anladım kaydı da aynı kayda düşer.
İK uzmanı belgeleri tek tek açmadan, hangi çalışanın evrakının tamam olduğunu listeden görür. Sonuçta çalışanın bütün evrakı, bilgileri ve onayları tek kayıtta durur. Denetimde ya da bir yıl sonra bir belge arandığında klasör karıştırmak gerekmez.
Sürüm, onay ve okudum anladım kaydı
"Son versiyon hangisiydi?" sorusu işin bir parçası olmasın.
Her değişiklik yeni sürüm olarak saklanır; önceki sürüme ve kimin neyi değiştirdiğine geri dönebilirsin.
Yeni sürüm onay akışından geçmeden yayına girmez.
Prosedür ya da politika yayınlandığında ilgili çalışanlara okuma görevi düşer; kimin ne zaman onayladığı kayıtta kalır.
Gözden geçirme tarihi geldiğinde belge sahibine hatırlatma gider.
Belge türüne göre saklama süresi tanımlarsın; süre dolduğunda ne yapılacağı kurala bağlanır.
Belgeyi kimin açtığı, değiştirdiği ve onayladığı geriye dönük izlenir.
Bir kalite örneği: Kalite müdürü bir üretim talimatının yeni sürümünü yüklüyor. Yapay zeka iki sürümü karşılaştırıp değişen adımları listeliyor; müdür bu listeyi onay notuna ekliyor. Yeni sürüm üretim müdürünün onayından geçince yayına giriyor, eski sürüm arşive alınıyor. Talimatla çalışan operatörlere okuma görevi düşüyor; vardiya sonunda kimin okuyup onayladığı, kimin beklediği panoda görünüyor. Bir yıl sonra gözden geçirme tarihi geldiğinde talimatın sahibine hatırlatma gidiyor.
Bu yapı denetime hazırlığı kolaylaştırır. Kalite dokümanlarının bu döngüyle nasıl yönetildiğini kalite yönetim sistemi sayfasında anlatıyoruz.
Dışarıdan ve sahadan belge
Belgelerin hepsi ofiste üretilmez:
Tedarikçi sertifikasını, aday diplomasını ya da müşteri imzalı formunu Weoll lisansı olmadan, kendisine gönderilen güvenli bağlantıdan yükler. Belgenin kimin tarafından ne zaman yüklendiği kayıtta kalır.
Saha ekibi belgeyi telefondan görüntüler, kağıt tutanağı ya da irsaliyeyi fotoğraflayıp yükler. Yapay zeka fotoğraftaki bilgiyi de okur; sahadaki tutanak aynı gün ilgili kayda bağlanır.
Yapay zeka ajanları belgeyle çalışır
Metal Yakalar, yani Weoll'ün yapay zeka ajanları, belgeyi okuyup süreçte karar hazırlar. Politika Ajanı masraf fişini masraf prosedürüyle, sözleşmeyi risk politikasıyla karşılaştırır. Şirketine özel bir ajan kapalı zarfla gelen PDF teklifleri okuyup karşılaştırma tablosu hazırlar. Her ajan kararını gerekçesiyle yazar; kural dışındaki karar insana gider.
Yapay zeka ajanlarını tanıTeklif karşılaştırma ajanı3 PDF okunduArşivden farkı
| KLASİK ARŞİV VE DMS | WEOLL | |
|---|---|---|
| Belge nerede? | Klasörde, türüne göre | Kişinin, tedarikçinin ya da sürecin kaydında |
| İçindeki bilgi | Okuyan kişi elle aktarır | Yapay zeka çıkarır, kayda yazar ya da onaya sunar |
| Uzun belge | Baştan sona okunur | Soru sorulur, özeti çıkarılır |
| Sözleşme bitişi | Takvime biri not alır | Bitişten önce yenileme görevi açılır |
| Prosedür yayını | E postayla duyurulur | Onaydan geçer, okudum anladım kaydı tutulur |
| Karar | İnsan belgeyi okuyup karar verir | Ajan kuralı kontrol eder, istisnayı insana bırakır |
Yönetişim ve güvenlik
Departmanlara göre kullanım
CV'den yetkinlik çıkarma, iş sözleşmeleri, politika yayını ve okudum anladım kaydı. İşe giriş evrakının toplanmasını personel işe giriş çıkış takip programı sayfasında anlatıyoruz.
Fatura ve masraf fişlerinden tutar, tarih ve vergi bilgisinin çıkarılması, sipariş ve mal kabulle eşleştirme.
Teklif karşılaştırma, tedarikçi sertifikaları, sözleşme ve yenileme takibi.
Prosedür, talimat ve formların sürüm, onay ve gözden geçirme döngüsü.
Sözleşme incelemesi, karşı taraftan gelen revizyonların karşılaştırılması, uzun denetim raporlarının özetlenmesi. Sözleşme ve rapor sürümleri onay geçmişiyle birlikte saklanır.
Doküman yönetim sistemi hakkında sorular
Fotoğraf ve marka görselleri için Kurumsal Galeri uygulamasına bak.
Belgelerindeki bilgi işe karışsın
Bir sözleşmeni ya da faturanı birlikte yükleyelim, yapay zekanın neyi çıkardığını ve hangi süreci başlattığını demoda gör.