Satın alma süreçleri: Tedarikçi kabulünden mal kabule kayıtlı ve denetlenebilir
Tedarikçiyi belgeleriyle kabul et, teklifleri kapalı zarfla topla, sözleşmeyi politikana göre incele, mal kabulü sayım ve kalite kontrolüyle kapat. Weoll satın alma ekibinin işini tek akışta tutar, her kararın gerekçesini saklar.
| FİRMA A | FİRMA B | FİRMA C | FİRMA D | |
|---|---|---|---|---|
| Fiyat | 486.000 | 452.000 | 471.500 | 498.000 |
| Vade | 45 gün | 60 gün | 30 gün | 60 gün |
| Teslim süresi | 14 gün | 10 gün | 12 gün | 21 gün |
| Şartnameye uyum | ||||
| Geçen yılki alım | 438.000 · en düşük teklif %3,2 yüksek | |||
Satın alma müdürünün masasındaki asıl iş
Satın alma talebinin onaylanması işin başıdır. Asıl yük sonra gelir: yeni bir tedarikçinin evrakını toplamak, beş firmadan gelen teklifleri aynı tabloya dökmek, sözleşmedeki fesih maddesini hukuka sordurmak, depoya eksik gelen siparişin geri kalanını takip etmek. Bu işler çoğu şirkette e posta, Excel ve telefonla yürür; denetimde "bu tedarikçi neden seçildi?" sorusunun cevabı yazışmalar arasında aranır.
Kurumsal satın alma süreçleri talep ekranından çok daha geniştir. Bu sayfa satın alma ekibinin işine odaklanır: tedarikçi, ihale, sözleşme ve mal kabul. Çalışanın talebini açtığı ve onayın bütçe kontrolünden geçtiği tarafı satın alma yönetim sistemi sayfasında görebilirsin.
Tedarikçi kabulü: Kapıdan belgeyle girer
Yeni bir tedarikçi kabul edileceğinde Weoll aynı anda üç birime görev açar: hukuka gizlilik sözleşmesi, finansa vergi kaydı, kaliteye ön değerlendirme. Biri diğerini beklemez; üçü tamamlandığında tedarikçi onaylanır. Satın alma uzmanı hangi birimin işini bitirdiğini ve hangi belgenin eksik olduğunu tedarikçinin kaydında görür.
Tedarikçi belgelerini Weoll lisansı olmadan, kendisine gönderilen güvenli bir bağlantıyla yükler. Ticaret sicil gazetesi ya da SGK borcu yoktur yazısı gibi belgeleri Google Gemini teknolojisini kullanan yapay zeka okur, bilgileri tedarikçi kaydına işler. Şirketin etik ya da veri koruma politikasına uymayan bir tedarikçi, alım süreci başlamadan önce işaretlenir.
Teklif toplama ve ihale
Tedarikçiler tekliflerini aynı güvenli bağlantıyla yükler. Kapalı zarf usulünde teklifler, toplama süresi bitene kadar açılmaz; süre dolduğunda hepsi aynı anda açılır. E postayla serbest metin olarak gelen teklifler de okunup aynı tabloya aktarılır.
Ajan teklifleri fiyat, vade ve teslim süresine göre karşılaştırır, ERP'deki geçmiş alım fiyatlarıyla kıyaslar ve teknik şartnameye uymayan maddeleri işaretler. Belirlediğin limitin üzerinde kalan tedarikçilere fiyat revizyonu talebi gönderilir. Tedarikçiyle pazarlık yazışmaları, satın alma komitesinin iç yazışmalarından ayrı bir kanalda durur.
Şartnamede yapılan her değişiklik sürüm olarak saklanır. İhale sonucu departman bütçesini aşıyorsa karar finans ve genel müdür onayına gider. Komite onayı için tanımladığın süre aşılırsa komite başkanına uyarı düşer.
Bir örnek: Bir bakım hizmeti ihalesine dört firma katılıyor. Üçü teklifini portaldan yüklüyor, biri e postayla gönderiyor. Teklif süresi cuma 17.00'de doluyor ve dört teklif aynı anda açılıyor. Ajanın tablosu bir firmanın şartnamedeki yedek parça garantisini eksik bıraktığını, en düşük fiyatın geçen yılki alımdan yüksek olduğunu gösteriyor. Komite iki firmaya revizyon talebi gönderiyor; karar ve gerekçesi kayıtta kalıyor.
Tabloyu görSözleşme incelemesi ve takibi
Seçilen tedarikçinin sözleşmesi Weoll'e yüklendiğinde ajan sözleşmeyi okur; fesih süresini, ödeme vadesini ve cezai şartları şirketin satın alma politikasıyla karşılaştırır. Politikaya uymayan madde gerekçesiyle işaretlenir ve hukuka gider. Şirket avukatları sürece onay görevi olmadan izleyici olarak eklenebilir.
Sözleşme taslakları onay adımları boyunca sürümleriyle saklanır. Uzun dönemli sözleşmeler için bitişten tanımladığın süre kadar önce yenileme görevi açılır; kimse sözleşmenin bittiğini fatura geldiğinde öğrenmez.
Politika Ajanı · Firma B sözleşmesiTaslak v2Sipariş, mal kabul ve parçalı teslimat
Sipariş depoya ulaştığında Weoll iki görevi aynı anda açar: depo görevlisine fiziksel sayım, kalite uzmanına hasar kontrolü. Hasarlı ürün depo görevlisinin telefonundan fotoğrafla kayda girer. Kalite kontrolünü dış bir denetim firması yapıyorsa onayını dış kullanıcı olarak verir.
Sipariş eksik geldiyse gelen kısım kabul edilir, eksik parça için bir takip süresi başlar. Tedarikçinin termin tarihi kayıyorsa planlama yöneticisi gecikme riskini önceden görür. Üretimi durdurma riski olan acil alımlar normal kuyruktan ayrılıp acil kuyruğa alınır.
İthalatta proforma fatura, ATR ve konşimento gibi belgeler okunur, siparişin kaydına bağlanır. Teslimat kapandığında fatura ve ödeme tarafı finansa görev olarak düşer; bu tarafı finansal dönüşüm sayfasında anlatıyoruz.
Tedarikçi performansı ve yönetişim
Yıl sonunda tedarikçi performans değerlendirmesi kendiliğinden başlar; teslim süreleri, kalite kayıtları ve uygunsuzluklar ERP ve Weoll verisinden gelir. Kalite tarafındaki tedarikçi uygunsuzluklarını ve DÖF'leri kalite yönetim sistemi sayfasında anlatıyoruz.
Aynı ürün için ikinci bir sipariş açılmak istendiğinde geçmiş siparişlerle karşılaştırılır, mükerrer sipariş durdurulur. Satın alma onaylarının hangi adımda beklediği ölçülür; bir yöneticinin önünde biriken onaylar panoda görünür. Her karar, gerekçesiyle birlikte işlem kaydında saklanır.
Satın alma ekibiyle çalışan yapay zeka ajanları
Metal Yakalar, yani Weoll üzerinde geliştirilen yapay zeka ajanları, satın almanın tekrar eden kontrollerini üstlenir:
| AJAN | GÖREVİ | KENDİSİ YAPAR | İNSANA DEVREDER |
|---|---|---|---|
| SLA Ajanı |
Komite onaylarını ve tedarikçi terminlerini izler. | Süre dolmadan sorumluyu uyarır, acil alımı öne alır. | Aşımda satın alma müdürüne iletir. |
| Politika Ajanı |
Sözleşme maddelerini ve teklifleri politikaya göre inceler. | Uyan sözleşmeyi onaya hazırlar. | Uymayan maddeyi gerekçesiyle hukuka gönderir. |
| Süreç Sağlığı Ajanı |
Onay adımlarındaki bekleme sürelerini izler. | Biriken onayı ve uzayan adımı gösterir. | Yeniden dağıtım kararını satın alma direktörüne bırakır. |
| Şirketine özel bir Metal Yaka |
Teklif belgelerini okur. | Karşılaştırma tablosu hazırlar. | Seçimi komitenin kararına sunar. |
Satın almada no code geliştirebileceğin uygulama örnekleri
Bütün bu süreçler diğer departmanlarla aynı iş süreçleri yönetimi altyapısında çalışır. Diğer departmanları departman bazlı çözümler sayfasında anlatıyoruz.
No code ile kurSatın alma ekiplerinin sorduğu sorular
Hangi tedarikçi, neden seçildi? Cevap kayıtta
Tedarikçi kabulünden mal kabule satın alma süreçlerini Finans Paketi'yle bir ay ücretsiz dene.